Een verzuimprotocol klinkt misschien als een formeel document dat ergens in een la verdwijnt, maar in de praktijk is het een van de meest praktische hulpmiddelen die een werkgever kan hebben. Het legt precies vast wat er gebeurt als een medewerker zich ziek meldt: wie doet wat, wanneer, en hoe. Daarmee voorkom je onduidelijkheid, misverstanden en onnodige vertraging in het re-integratieproces. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over het verzuimprotocol, zodat jij als werkgever precies weet waar je aan toe bent.
Wat is een verzuimprotocol precies?
Een verzuimprotocol is een document waarin de spelregels rondom ziekteverzuim zijn vastgelegd. Het beschrijft de afspraken en procedures die gelden op het moment dat een medewerker zich ziek meldt, gedurende de ziekteperiode en bij de terugkeer naar het werk. Denk aan vragen als: hoe meldt een medewerker zich ziek, bij wie, en op welk tijdstip? Wat wordt er verwacht tijdens de ziekteperiode? Wanneer vindt er een gesprek plaats?
Het protocol geeft zowel werkgevers als werknemers houvast. Voor de werkgever is het een instrument om het verzuimproces gestructureerd en consequent te begeleiden. Voor de werknemer is het duidelijk wat er van hem of haar verwacht wordt. Een goed verzuimprotocol voorkomt discussie achteraf en zorgt dat iedereen weet waar hij aan toe is.
Is een verzuimprotocol wettelijk verplicht?
Een verzuimprotocol is niet wettelijk verplicht. Er bestaat geen wet die expliciet stelt dat iedere werkgever een verzuimprotocol moet hebben. Toch is het in de praktijk sterk aan te raden, en in veel gevallen ook indirect vereist.
De Wet Verbetering Poortwachter legt namelijk wel degelijk verplichtingen op aan werkgevers rondom verzuimbegeleiding en re-integratie. Als werkgever ben je verplicht om tijdig actie te ondernemen bij ziekteverzuim, een re-integratiedossier bij te houden en samen met de werknemer te werken aan herstel en terugkeer. Een verzuimprotocol helpt je om aan al deze verplichtingen te voldoen op een gestructureerde manier. Bovendien kan het UWV bij een loonsanctie beoordelen of je als werkgever voldoende hebt gedaan. Een goed gedocumenteerd protocol versterkt dan je positie.
Sommige cao’s schrijven ook voor dat er een verzuimprotocol aanwezig moet zijn. Het is dus verstandig om de toepasselijke cao goed te raadplegen.
Wat moet er minimaal in een verzuimprotocol staan?
Hoewel er geen wettelijke standaard bestaat voor de inhoud, zijn er onderwerpen die in ieder goed verzuimprotocol thuishoren:
- De ziekmelding: hoe, wanneer en bij wie meldt de medewerker zich ziek?
- Contactmomenten: wanneer neemt de werkgever of arbodienst contact op met de zieke medewerker?
- Verwachtingen tijdens ziekte: wat wordt er van de werknemer verwacht, bijvoorbeeld bereikbaarheid of aanwezigheid bij gesprekken?
- Re-integratieafspraken: hoe wordt er gewerkt aan herstel en terugkeer naar het werk?
- Rollen en verantwoordelijkheden: wie doet wat in het verzuimproces?
- Gevolgen bij niet-naleving: wat gebeurt er als de werknemer zich niet aan de afspraken houdt?
Wij stellen bij Remplooi altijd een protocol op dat aansluit bij de wettelijke kaders en toepasbaar is voor iedere cao. We bespreken het standaardprotocol met onze klanten en maken er maatwerk van op basis van hun specifieke situatie. Zaken mogen worden toegevoegd, maar niet verwijderd. Zo blijf je altijd compliant, ook als je eigen accenten wilt leggen.
Wie is verantwoordelijk voor het opstellen van een verzuimprotocol?
De werkgever is eindverantwoordelijk voor het opstellen en implementeren van een verzuimprotocol. In de praktijk wordt dit vaak gedaan in samenwerking met een arbodienst, een HR-adviseur of een juridisch adviseur. Het is belangrijk dat het protocol niet alleen op papier bestaat, maar ook daadwerkelijk wordt uitgedragen binnen de organisatie.
Als er een ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging aanwezig is, heeft die in veel gevallen instemmingsrecht op het verzuimbeleid. Het is dan ook verstandig om hen tijdig te betrekken bij het opstellen of aanpassen van het protocol.
Wij helpen werkgevers bij het opstellen van een verzuimprotocol dat past bij hun organisatie. We nemen daarin ook de bewaking van de naleving voor onze rekening, want een protocol dat niet wordt nageleefd, heeft weinig waarde. Wil je weten hoe wij dat aanpakken? Neem gerust contact met ons op.
Wat is het verschil tussen een verzuimprotocol en een verzuimbeleid?
Deze twee begrippen worden regelmatig door elkaar gebruikt, maar ze betekenen niet hetzelfde. Het verzuimbeleid is het bredere geheel: de visie, doelstellingen en uitgangspunten die een organisatie hanteert rondom verzuim. Het geeft antwoord op vragen als: hoe kijken we naar verzuim, wat willen we bereiken en welke preventieve maatregelen nemen we?
Het verzuimprotocol is concreter en operationeler. Het beschrijft de stappen die worden gezet op het moment dat er daadwerkelijk sprake is van verzuim. Het is als het ware de uitvoering van het beleid. Goed ziekteverzuim voorkomen begint bij een helder beleid, maar de dagelijkse praktijk wordt geregeld via het protocol.
Beide documenten versterken elkaar. Een sterk beleid zonder een concreet protocol blijft vaag. Een protocol zonder onderliggende visie mist richting. Samen vormen ze de basis voor een effectieve aanpak van verzuim.
Wat zijn de gevolgen als een werknemer het verzuimprotocol niet naleeft?
Als een werknemer zich niet houdt aan de afspraken in het verzuimprotocol, kan dat serieuze gevolgen hebben. De werkgever heeft het recht om sancties op te leggen, mits het protocol duidelijk is gecommuniceerd en de werknemer op de hoogte was van de regels. Mogelijke gevolgen zijn:
- Een officiële waarschuwing
- Stopzetting of opschorting van de loonbetaling tijdens ziekte
- In ernstige gevallen: ontslag
Het is wel belangrijk dat de werkgever zorgvuldig handelt. Sancties moeten proportioneel zijn en er moet altijd eerst hoor en wederhoor plaatsvinden. Een goed gedocumenteerd protocol, dat aantoonbaar aan de werknemer is overhandigd, is daarbij essentieel. Zonder die documentatie is het moeilijker om sancties juridisch te onderbouwen.
Wij zien bij Remplooi consequent toe op de naleving van het verzuimprotocol. Dat is niet alleen in het belang van de werkgever, maar ook in het belang van een eerlijk en transparant proces voor de werknemer. Duidelijke regels scheppen vertrouwen, aan beide kanten van de tafel.
Reacties zijn gesloten.