Een werknemer die regelmatig uitvalt, is voor veel werkgevers een lastige situatie. Je wilt begripvol zijn, maar tegelijkertijd loop je aan tegen roosters die niet kloppen, collega’s die extra belast worden en kosten die oplopen. Wanneer iemand steeds opnieuw ziek is, rijzen er al snel vragen: wat mag je doen, wat moet je doen, en hoe zorg je ervoor dat het patroon doorbroken wordt? In dit artikel geven we je praktische antwoorden.
Wanneer is een werknemer ’te vaak’ ziek?
Er bestaat geen wettelijke definitie van ’te vaak ziek’. Toch hanteren veel organisaties een signaalgrens waarbij een werknemer drie of meer keer per jaar uitvalt. In de praktijk kijkt een arbodienst niet alleen naar het aantal ziekmeldingen, maar ook naar het patroon. Valt iemand altijd op maandag of vrijdag uit? Zijn er opvallende momenten, zoals na een functioneringsgesprek of in drukke periodes? Die patronen vertellen vaak meer dan het aantal dagen op zich.
Frequent verzuim is een signaal, geen eindoordeel. Het is een reden om in gesprek te gaan, niet om direct maatregelen te treffen. Hoe eerder je dat gesprek voert, hoe groter de kans dat je samen tot een oplossing komt.
Wat zijn veelvoorkomende oorzaken van frequent verzuim?
Frequent verzuim heeft zelden één enkelvoudige oorzaak. Veelvoorkomende factoren zijn werkdruk, een verstoorde werkrelatie, privéproblemen, gezondheidsproblemen die niet goed worden aangepakt, of een slechte fit tussen de werknemer en zijn of haar functie. Soms speelt ook een gebrek aan betrokkenheid of motivatie een rol.
Wat veel werkgevers verrast, is dat frequent verzuim in een groot deel van de gevallen iets zegt over de werkomgeving, niet alleen over de werknemer. Een hoog verzuim binnen een team of afdeling wijst vaak op structurele factoren die aandacht verdienen. Juist daarom is het zo belangrijk om ziekteverzuim te voorkomen in plaats van alleen te reageren als het al te laat is.
Wat mag een werkgever doen als een werknemer te vaak ziek is?
Als werkgever heb je meer mogelijkheden dan je misschien denkt. Je mag een frequent verzuimgesprek voeren, vragen stellen over het patroon en afspraken maken over wat er verwacht wordt. Wat je niet mag, is vragen naar de aard of oorzaak van de ziekte. Dat is voorbehouden aan de bedrijfsarts.
Wat je wél mag en zelfs moet doen, is het verzuim serieus nemen en structureel opvolgen. Een goed verzuimprotocol helpt daarbij. Daarin staan de regels en afspraken beschreven die gelden bij ziekteverzuim binnen jouw organisatie. Wij bij Remplooi stellen dit protocol samen met klanten op, afgestemd op hun specifieke situatie en de toepasselijke CAO. Zo weet iedereen waar hij of zij aan toe is en voorkom je willekeur of juridische misstappen.
Hoe voer je een goed gesprek over frequent verzuim?
Een frequent verzuimgesprek is geen verhoorgesprek. Het doel is om samen te begrijpen wat er aan de hand is en wat er nodig is om het verzuim te verminderen. Ga het gesprek aan vanuit oprechte interesse, niet vanuit wantrouwen.
Praktische tips voor een goed gesprek:
- Bereid je voor op basis van feiten: wanneer was iemand ziek, hoe vaak, hoe lang?
- Benoem het patroon zonder te oordelen: “Ik zie dat je het afgelopen jaar vijf keer ziek bent geweest. Ik wil graag begrijpen hoe het met je gaat.”
- Stel open vragen en luister actief.
- Maak concrete afspraken en leg die schriftelijk vast.
- Plan een vervolgmoment in, zodat het gesprek niet eenmalig blijft.
Het gesprek hoeft niet perfect te zijn. Wat telt, is dat je het voert en dat de werknemer merkt dat je betrokken bent.
Wat is het verschil tussen een arbodienst en een arbeidsdeskundige?
Veel werkgevers denken bij verzuimbegeleiding automatisch aan de bedrijfsarts. Maar er is een belangrijk onderscheid. De bedrijfsarts kijkt medisch: wat mankeert er, en wat kan iemand niet? De arbeidsdeskundige kijkt functioneel: wat kan iemand nog wél, en hoe kan diegene zo snel mogelijk weer aan het werk?
Bij ons is de arbeidsdeskundige leidend in het verzuimproces, niet de bedrijfsarts. Dat is een bewuste keuze. Wij geloven dat de vraag “wat kun je nog?” veel meer oplevert dan de vraag “wat kun je niet?”. De bedrijfsarts speelt uiteraard ook een rol, want die is wettelijk verplicht binnen de Wet verbetering poortwachter, maar in een ondersteunende functie. Deze aanpak zorgt ervoor dat de focus altijd ligt op mogelijkheden en terugkeer naar werk, in plaats van op beperkingen en ziekte.
Hoe voorkom je dat een werknemer steeds opnieuw uitvalt?
Verzuimpreventie begint al voordat iemand ziek is. Dat klinkt logisch, maar in de praktijk wachten veel organisaties toch tot het misgaat. Terwijl vroeg ingrijpen, een open cultuur en duidelijke afspraken het verschil kunnen maken.
Concrete stappen die helpen:
- Zorg voor een helder verzuimprotocol zodat werknemers weten wat er van hen verwacht wordt bij ziekte en wat zij van jou mogen verwachten.
- Voer regelmatig gesprekken, ook als iemand niet ziek is. Zo signaleer je problemen eerder.
- Investeer in werkplezier en betrokkenheid. Medewerkers die zich gewaardeerd voelen, melden zich minder snel ziek.
- Schakel snel bij de eerste ziekmelding. Wij gaan op dag één al op bezoek bij de zieke werknemer. Dat persoonlijke contact maakt een groot verschil.
- Analyseer patronen. Gebruik verzuimdata om te begrijpen waar het misgaat, zodat je gericht kunt bijsturen.
Frequent verzuim is een probleem dat je niet oplost door het te negeren of alleen reactief te handelen. Wil je weten hoe wij jouw organisatie kunnen helpen om verzuim structureel te verminderen? Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.
Reacties zijn gesloten.