Welke kosten moet ik als werkgever doorbetalen bij ziekte?

Als werkgever ben je wettelijk verplicht het loon van een zieke medewerker door te betalen gedurende maximaal twee jaar. In het eerste ziektejaar betaal je minimaal 70% van het loon, maar niet minder dan het wettelijk minimumloon. In het tweede jaar geldt opnieuw minimaal 70%, waarbij de verplichting tot aanvulling tot het minimumloon vervalt. Naast de directe loonkosten zijn er ook verborgen verzuimkosten die de totale schadelast flink kunnen laten oplopen. Dit artikel beantwoordt de meest gestelde vragen over verzuimkosten voor werkgevers.

Hoe lang moet een werkgever loon doorbetalen bij ziekte?

Een werkgever is verplicht het loon door te betalen gedurende maximaal 104 weken, oftewel twee jaar. In het eerste ziektejaar geldt een minimum van 70% van het laatste loon, maar nooit minder dan het wettelijk minimumloon. In het tweede jaar geldt opnieuw 70%, maar vervalt de verplichting om aan te vullen tot het minimumloon.

In de praktijk betalen veel werkgevers meer dan het wettelijke minimum. In cao’s of individuele arbeidscontracten worden vaak afspraken gemaakt over aanvulling tot 100% in het eerste ziektejaar en 70% of meer in het tweede jaar. Het is verstandig om je eigen cao of arbeidsovereenkomsten na te lopen, want die bepalen uiteindelijk wat je daadwerkelijk verschuldigd bent.

Na twee jaar ziekte stopt de loondoorbetalingsverplichting. Als de medewerker dan nog niet kan werken, volgt een WIA-beoordeling door het UWV. Maar let op: ook na twee jaar kunnen er financiële verplichtingen blijven bestaan, bijvoorbeeld als het re-integratiedossier niet op orde is. Het UWV kan de loondoorbetalingsperiode dan met maximaal een jaar verlengen, de zogenoemde loonsanctie.

Wat zijn de verborgen kosten van ziekteverzuim die werkgevers vergeten?

De verborgen verzuimkosten zijn de kosten die niet direct zichtbaar zijn op de loonstrook, maar die de totale financiële impact van ziekteverzuim aanzienlijk vergroten. Denk aan de opbouw van vakantiedagen tijdens ziekte, verminderde productiviteit van collega’s, kosten voor vervanging en de tijd die management kwijt is aan verzuimbegeleiding.

Veel MKB-werkgevers kijken alleen naar het doorbetaalde loon als maatstaf voor de verzuimkosten. Maar de werkelijke schadelast is vaak twee tot drie keer zo hoog. De meest vergeten kostenposten zijn:

• Vakantiedagopbouw tijdens ziekte: Een zieke medewerker bouwt gewoon vakantiedagen op. Die dagen moeten later worden uitbetaald of opgenomen, wat extra kosten met zich meebrengt.
• Verminderde productiviteit van collega’s: Wanneer een medewerker uitvalt, neemt de rest van het team extra werk over. Dit leidt tot overbelasting, fouten en soms ook verzuim bij andere medewerkers.
• Kosten voor tijdelijke vervanging: Uitzendkrachten of inhuurpersoneel kosten doorgaans meer dan een vaste medewerker, terwijl ook de inwerktijd productiviteit kost.
• Managementtijd: Verzuimbegeleiding, gesprekken voeren, re-integratiedossiers bijhouden en contact met de arbodienst kost leidinggevenden uren per week.
• Verminderde kwaliteit en klanttevredenheid: Bezetting die niet op orde is, raakt uiteindelijk ook de dienstverlening aan klanten.

Juist omdat deze kosten verspreid zijn over meerdere budgetposten, vallen ze zelden op als een geheel. Toch zijn ze voor een MKB-bedrijf met een handvol zieke medewerkers per jaar al snel goed voor tienduizenden euro’s aan extra schadelast.

Welke kosten zijn wettelijk verplicht en welke zijn optioneel?

De wettelijk verplichte kosten bij ziekte zijn de loondoorbetaling van minimaal 70% gedurende twee jaar en de kosten voor re-integratie, zoals begeleiding en aanpassingen op de werkplek. Optionele kosten zijn aanvullingen boven het wettelijk minimum, zoals aanvulling tot 100% van het loon, die in cao’s of contracten zijn vastgelegd maar niet wettelijk verplicht zijn.

Wettelijk verplicht zijn onder andere:

• Loondoorbetaling van minimaal 70% gedurende maximaal 104 weken
• Het opstellen en uitvoeren van een plan van aanpak voor re-integratie
• Inschakelen van een gecertificeerde arbodienst of bedrijfsarts
• Het bijhouden van een re-integratiedossier
• Aanpassingen aan de werkplek of functie als dat redelijkerwijs mogelijk is (spoor 1 re-integratie)
• Actieve begeleiding naar ander werk als terugkeer in eigen functie niet mogelijk is (spoor 2 re-integratie)

Optioneel, maar veelvoorkomend op basis van cao of arbeidscontract, zijn aanvullingen op het loon tot 90% of 100% in het eerste ziektejaar. Veel werkgevers betalen dit omdat het zo is afgesproken, niet omdat de wet het vereist. Het is de moeite waard om te controleren of jouw cao verplichtingen kent die verder gaan dan de wet.

Wat kost een zieke medewerker een MKB-werkgever per dag?

De dagkosten van een zieke medewerker voor een MKB-werkgever liggen ruwweg tussen de 250 en 400 euro per dag, afhankelijk van het salarisniveau, de sector en de indirecte kosten die worden meegeteld. Dit bedrag omvat het doorbetaalde loon inclusief werkgeverslasten, maar ook een deel van de verborgen verzuimkosten.

Om dit concreet te maken: een medewerker met een bruto maandsalaris van 3.000 euro kost als werkgever al snel 4.500 tot 5.000 euro per maand, inclusief werkgeverslasten zoals pensioenpremies, sociale verzekeringen en vakantiegeld. Dat is zo’n 200 tot 240 euro per werkdag aan directe loonkosten alleen. Tel daar de indirecte kosten bij op, en je zit al snel op het eerdergenoemde bedrag van 250 tot 400 euro per dag.

Voor een MKB-bedrijf met tien medewerkers en een gemiddeld verzuimpercentage van 5% betekent dit dat er op jaarbasis al gauw 60.000 tot 100.000 euro aan totale verzuimkosten is gemoeid. Wil je weten wat dit voor jouw specifieke situatie betekent? Met de bespaar calculator krijg je direct inzicht in de besparingen die voor jouw bedrijf haalbaar zijn.

Hoe kan een werkgever de loondoorbetalingskosten verlagen?

Een werkgever kan de loondoorbetalingskosten verlagen door verzuim actief te begeleiden, vroeg te interveniëren en te investeren in verzuimpreventie. Hoe sneller een medewerker weer (gedeeltelijk) aan het werk gaat, hoe lager de totale verzuimkosten uitvallen. Elke dag minder verzuim is directe kostenbesparing.

Concrete stappen die werkgevers kunnen zetten:

1. Vroege interventie: Neem al op dag één contact op met de zieke medewerker. Persoonlijk contact verlaagt de drempel om terug te keren en voorkomt dat verzuim onnodig lang duurt.
2. Focus op mogelijkheden, niet op beperkingen: Vraag niet alleen wat iemand niet kan, maar ook wat iemand nog wél kan. Aangepast werk of andere taken kunnen de re-integratie versnellen.
3. Een helder verzuimprotocol: Duidelijke spelregels over meldingen, contactmomenten en verwachtingen geven structuur en voorkomen onduidelijkheid voor zowel werkgever als werknemer.
4. Investeer in verzuimpreventie: Het aanpakken van werkstress, ergonomie en werkplezier kost geld, maar levert structureel lagere verzuimcijfers op.
5. Schakel een resultaatgerichte arbodienst in: Een arbodienst die proactief meedenkt en snel handelt, helpt verzuimtrajecten korter te houden en loonsancties te voorkomen.

Veel werkgevers onderschatten ook het effect van een goede verzuimregistratie. Inzicht in oorzaken, patronen en afdelingen met hoog verzuim maakt gerichte maatregelen mogelijk. Zonder data stuur je op gevoel; met data stuur je op resultaat.

Hoe Remplooi helpt bij het verlagen van verzuimkosten

Wij bij Remplooi pakken verzuim anders aan dan de meeste arbodiensten. Waar anderen werken met online portalen en de bedrijfsarts centraal stellen, kiezen wij voor een aanpak die sneller werkt en meer oplevert voor de werkgever. Onze aanpak in het kort:

• Telefonische ziekmelding: Medewerkers melden zich telefonisch ziek bij ons, waardoor er direct een eerste gesprek plaatsvindt. Dit verlaagt de drempel om te verzuimen en geeft ons meteen relevante informatie.
• Huisbezoek op dag één: Een arbeidsdeskundige gaat op de eerste ziektedag op bezoek bij de medewerker. Persoonlijk, face-to-face en gericht op mogelijkheden.
• De arbeidsdeskundige als regisseur: Niet de bedrijfsarts, maar de arbeidsdeskundige leidt het proces. De centrale vraag is altijd: wat kan deze medewerker nog wél? Zo versnellen we re-integratie en beperken we de verzuimduur.
• Strikte naleving van het verzuimprotocol: Wij zien consequent toe op de afspraken die zijn gemaakt, zodat er geen losse eindjes zijn en het dossier altijd op orde is.
• Inzicht via verzuimanalyse: Met onze verzuimapplicatie hebben we realtime inzicht in oorzaken en patronen, zodat we gericht kunnen bijsturen.

Benieuwd hoeveel jouw bedrijf kan besparen met een proactieve aanpak van verzuim? Doe onze online bespaarcheck en zie direct welke besparing haalbaar is voor jouw situatie. Of neem contact op met ons voor een vrijblijvend gesprek.