Als werkgever ben je wettelijk verplicht om verzuim actief te begeleiden en ziekteverzuim zoveel mogelijk te voorkomen. Die verplichtingen zijn vastgelegd in meerdere Nederlandse wetten, waaronder de Wet verbetering poortwachter, de Arbeidsomstandighedenwet en de Ziektewet. Voor MKB-ondernemers betekent dit concreet: je hebt taken op dag één van ziekte, verplichte contactmomenten met een bedrijfsarts en een gestructureerd re-integratietraject. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over wat de wet van jou verwacht op het gebied van verzuimpreventie.
Welke wetten regelen de verplichtingen rondom verzuimpreventie?
De wettelijke verplichtingen rondom verzuimpreventie zijn verankerd in drie hoofdwetten: de Wet verbetering poortwachter, de Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet) en de Ziektewet. Samen vormen ze het wettelijke kader waarbinnen werkgevers verplicht zijn om ziekteverzuim te beperken, te begeleiden en te voorkomen.
De Wet verbetering poortwachter legt vast welke stappen werkgever en werknemer moeten zetten tijdens langdurig verzuim. Het doel is om re-integratie te bevorderen en langdurige arbeidsongeschiktheid te voorkomen. De Arbowet verplicht werkgevers om een gezond en veilig arbeidsomstandighedenbeleid te voeren, inclusief een contract met een gecertificeerde arbodienst of bedrijfsarts. De Ziektewet regelt de uitkering voor bepaalde groepen werknemers, maar bevat ook verplichtingen rondom ziekmelding en controle.
Naast deze drie wetten speelt ook de Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen (WIA) een rol. Wanneer een werknemer na twee jaar ziekte nog steeds niet volledig kan werken, bepaalt de WIA wat er vervolgens gebeurt. Een goede verzuimaanpak tijdens die twee jaar heeft directe invloed op de uitkomst van een WIA-beoordeling en op de financiële gevolgen voor de werkgever.
Wat moet een werkgever doen bij de eerste ziektedag?
Op de eerste ziektedag is de werkgever verplicht de ziekmelding te registreren en contact te houden met de werknemer. Er is geen wettelijke verplichting om op dag één een huisbezoek te brengen, maar de werkgever moet wel actief betrokken blijven en het verzuim niet passief afwachten. Snel handelen is zowel wettelijk als financieel verstandig.
In de praktijk betekent dit minimaal het volgende op dag één:
- De ziekmelding registreren met datum en reden (voor zover de werknemer die wil delen)
- Afspraken maken over wanneer en hoe contact wordt gehouden
- Nagaan of er direct aanpassingen nodig zijn, bijvoorbeeld voor collega’s die het werk overnemen
- De ziekmelding doorgeven aan de arbodienst of bedrijfsarts als dat contractueel is afgesproken
Veel werkgevers onderschatten hoe waardevol vroeg contact is. Niet als controle, maar als signaal dat de werknemer zich gezien voelt. Onderzoek en praktijkervaring laten consistent zien dat werknemers die snel persoonlijk contact ervaren, sneller terugkeren naar werk.
Wanneer is een bedrijfsarts of arbodienst wettelijk verplicht?
Een werkgever is wettelijk verplicht om een contract te hebben met een gecertificeerde arbodienst of een bedrijfsarts, op grond van de Arbeidsomstandighedenwet. Deze verplichting geldt voor alle werkgevers, ongeacht de grootte van het bedrijf. Er is geen minimumdrempel qua personeelsomvang.
De bedrijfsarts moet uiterlijk in de zesde week van ziekte betrokken zijn bij het verzuim. Op dat moment stelt de bedrijfsarts een probleemanalyse op, die de basis vormt voor het plan van aanpak. Wacht je hier te lang mee, dan riskeer je een sanctie van het UWV.
Er zijn twee manieren om aan deze verplichting te voldoen:
- Maatwerkregeling: Je sluit een contract met een zelfstandige bedrijfsarts of een arbodienst naar eigen keuze. Je hebt hierbij meer vrijheid in de invulling van de samenwerking.
- Vangnetregeling: Je sluit aan bij een gecertificeerde arbodienst die het volledige pakket aan wettelijke taken uitvoert.
Welke route je ook kiest, de bedrijfsarts moet onafhankelijk kunnen opereren en toegankelijk zijn voor werknemers die vragen hebben over hun gezondheid in relatie tot werk.
Wat zijn de verplichte stappen in het re-integratieproces?
Het re-integratieproces kent een vaste wettelijke structuur die is vastgelegd in de Wet verbetering poortwachter. De verplichte stappen beginnen al in de eerste weken van ziekte en lopen door tot maximaal twee jaar. Elke stap heeft een wettelijke deadline en bijbehorende documentatieplicht.
De belangrijkste verplichte mijlpalen zijn:
- Week 1: Ziekmelding registreren en contact houden met de werknemer
- Week 6: De bedrijfsarts stelt een probleemanalyse op
- Week 8: Werkgever en werknemer stellen samen een plan van aanpak op, gebaseerd op de probleemanalyse
- Week 42: Werkgever meldt het langdurig verzuim aan bij het UWV (de zogenoemde 42-wekenmelding)
- Maand 12: Eerstejaarsevaluatie van het re-integratieproces
- Week 91: Werkgever dient een re-integratieverslag in bij het UWV ter voorbereiding op de WIA-aanvraag
Het plan van aanpak is geen formaliteit. Het beschrijft concrete doelen, afgesproken activiteiten en wie waarvoor verantwoordelijk is. Regelmatige evaluatie en bijstelling zijn verplicht. Sla je een stap over of documenteer je onvoldoende, dan kan het UWV de loondoorbetalingsplicht verlengen met maximaal een jaar.
Welke boetes of sancties riskeer je bij het niet naleven van verzuimverplichtingen?
Bij het niet naleven van de wettelijke verzuimverplichtingen riskeer je als werkgever een loonsanctie van het UWV: de verplichting om het loon van de zieke werknemer maximaal een jaar langer door te betalen dan de reguliere twee jaar. Dit is financieel een van de zwaarste sancties die een MKB-ondernemer kan treffen.
Het UWV beoordeelt bij een WIA-aanvraag altijd het re-integratiedossier. Als blijkt dat de werkgever onvoldoende heeft gedaan, volgt de loonsanctie. Veelvoorkomende redenen voor een sanctie zijn:
- Te late 42-wekenmelding bij het UWV
- Geen of onvolledig plan van aanpak
- Onvoldoende re-integratie-inspanningen in het tweede spoor (bij een andere werkgever)
- Ontbrekende of onvolledige probleemanalyse van de bedrijfsarts
- Slechte of ontbrekende dossiervorming
Naast de loonsanctie kan de Nederlandse Arbeidsinspectie boetes opleggen bij overtredingen van de Arbowet, bijvoorbeeld als er geen contract is met een arbodienst of bedrijfsarts. Die boetes kunnen oplopen, afhankelijk van de ernst en herhaling van de overtreding. Preventief handelen is dus niet alleen verstandig, het is financieel noodzakelijk.
Hoe Remplooi helpt bij wettelijke naleving van verzuimverplichtingen
Wij nemen de wettelijke verplichtingen rondom verzuimpreventie en re-integratie volledig uit handen. Waar andere arbodiensten werken met online portalen en een bedrijfsarts als centraal aanspreekpunt, kiezen wij bewust voor een andere aanpak die sneller werkt en beter aansluit bij wat de wet vereist.
Wat wij concreet voor je doen:
- Telefonische ziekmelding op dag één: Werknemers bellen direct naar ons. Dat is een bewuste drempel die al op dag één waardevolle informatie oplevert.
- Persoonlijk huisbezoek op dag één: Een arbeidsdeskundige gaat bij elke ziekmelding op bezoek. Niet de bedrijfsarts, maar iemand die kijkt naar wat de werknemer nog wél kan.
- Arbeidsdeskundige als leidende kracht: Wij zetten de mogelijkheden centraal, niet de beperkingen. Dat versnelt re-integratie en verkleint het risico op een loonsanctie.
- Bewaking van alle wettelijke deadlines: Van de probleemanalyse in week zes tot de 42-wekenmelding, wij zorgen dat niets over het hoofd wordt gezien.
- Volledig verzuimprotocol en dossiervorming: Alle afspraken en stappen worden gedocumenteerd zodat je bij een UWV-beoordeling altijd een compleet dossier hebt.
Wil je weten wat dit in de praktijk voor jouw bedrijf betekent, en hoeveel je kunt besparen door verzuim beter te begeleiden? Gebruik dan onze online bespaarcheck en zie direct wat haalbaar is. Of neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over jouw situatie.
Deze inhoud is gegenereerd met behulp van AI en kan fouten bevatten.
Reacties zijn gesloten.