Hoe bereken ik de verzuimkosten in mijn bedrijf?

De verzuimkosten in je bedrijf bereken je door de directe loonkosten tijdens ziekte te combineren met de indirecte kosten, zoals vervanging, productieverlies en administratie. Voor een betrouwbare berekening heb je drie basisgegevens nodig: het gemiddeld aantal medewerkers, de totale bruto jaarloonsom en het verzuimpercentage over de afgelopen jaren.

Veel werkgevers schatten hun werkelijke verzuimkosten structureel te laag in, omdat ze alleen naar de directe loonkosten kijken. De verborgen kosten lopen echter snel op en maken het totaalplaatje aanzienlijk groter dan verwacht. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over verzuimkosten, zodat je een realistisch beeld krijgt van wat verzuim jouw bedrijf werkelijk kost.

Wat zijn de werkelijke kosten van één zieke medewerker?

De werkelijke kosten van één zieke medewerker bestaan uit twee lagen: de directe loonkosten die je doorbetaalt tijdens ziekte, en een reeks indirecte kosten die minstens even groot zijn. Werkgevers in Nederland zijn wettelijk verplicht om bij ziekte tot twee jaar lang minimaal 70% van het loon door te betalen. Maar dat is slechts het begin.

Naast het doorbetaalde loon komen er al snel andere kostenposten bij:

• Vervanging of herverdeling van werk: een tijdelijke kracht kost geld, en collega’s die extra taken overnemen, produceren minder in hun eigen functie
• Opbouw vakantiedagen tijdens ziekte: een werknemer bouwt gewoon vakantiedagen op, ook als hij of zij niet werkt
• Begeleiding en administratie: het bijhouden van het verzuimdossier, gesprekken voeren en contact onderhouden met de arbodienst kost managementtijd
• Verminderde productiviteit rondom het verzuim: zowel vlak voor als na een ziekteperiode presteert een medewerker doorgaans minder
• Mogelijke WGA-instroom: langdurig verzuim kan leiden tot arbeidsongeschiktheid, met structurele premieverhogingen als gevolg

Als je al deze elementen bij elkaar optelt, liggen de werkelijke verzuimkosten per medewerker vaak twee tot drie keer hoger dan het doorbetaalde loon alleen.

Hoe bereken je het verzuimpercentage van je bedrijf?

Het verzuimpercentage bereken je door het totaal aantal verzuimde werkdagen te delen door het totaal aantal beschikbare werkdagen, en dat getal te vermenigvuldigen met 100. De formule is: (verzuimde dagen / beschikbare werkdagen) x 100 = verzuimpercentage.

Stel: je bedrijf heeft 25 medewerkers die elk gemiddeld 230 werkdagen per jaar beschikbaar zijn. Dat zijn 5.750 beschikbare werkdagen. Als er in totaal 230 dagen zijn verzuimd, is het verzuimpercentage 4%. Het landelijk gemiddelde in Nederland schommelt al jaren rond de 4 tot 5 procent, maar dit verschilt sterk per sector en bedrijfsgrootte.

Voor een betrouwbare berekening is het verstandig om het gemiddelde te nemen over minimaal drie jaar. Een uitschieter door een griepgolf of een langdurig ziek teamlid vertekent anders het beeld. Hoe nauwkeuriger je cijfers, hoe beter je de werkelijke kosten in kaart kunt brengen en gericht kunt sturen op verbetering.

Welke verzuimkosten worden het meest onderschat?

De meest onderschatte verzuimkosten zijn de indirecte en verborgen kosten die niet direct op een factuur verschijnen. Werkgevers zien de loonkosten tijdens ziekte wel, maar missen de impact van productieverlies, opgebouwde vakantiedagen, managementtijd en de kosten van een verstoorde planning.

Drie categorieën springen er in de praktijk uit:

Opbouw van vakantiedagen en overige rechten

Een zieke medewerker bouwt vakantiedagen op alsof hij of zij volledig in dienst is. Dit betekent dat je bij terugkeer nog eens extra verlofkosten hebt bovenop de al betaalde loonkosten tijdens ziekte. Bij langdurig verzuim loopt dit snel op tot meerdere weken extra verlof.

Verlies van managementtijd en planning

Verzuim komt altijd ongelegen. Een teamleider of directeur die uren besteedt aan het regelen van vervanging, het voeren van verzuimgesprekken en het bijhouden van dossiers, is in die tijd niet bezig met zijn of haar primaire taken. Deze indirecte tijdskosten worden zelden meegenomen in een verzuimberekening, terwijl ze in de praktijk aanzienlijk zijn.

Wat is de gemiddelde verzuimkostenpost per medewerker per jaar?

De gemiddelde verzuimkostenpost per medewerker per jaar is sterk afhankelijk van het salaris, de sector en het verzuimpercentage. Als vuistregel hanteren veel arbeidsdeskundigen dat één verzuimdag een werkgever grofweg 250 tot 400 euro kost wanneer alle directe en indirecte kosten worden meegeteld.

Bij een verzuimpercentage van 4% en een gemiddeld brutoloon van 35.000 euro per jaar per medewerker, spreken we al snel over meer dan 1.500 euro per medewerker per jaar aan verzuimkosten. Voor een bedrijf met 50 medewerkers betekent dat een jaarlijkse kostenpost van 75.000 euro of meer. Dat zijn kosten die rechtstreeks ten koste gaan van de winstgevendheid van je onderneming.

Wil je weten wat verzuim jouw specifieke bedrijf kost? Met onze bespaar calculator krijg je direct een indicatie op basis van je eigen cijfers.

Hoe verlaag je de verzuimkosten structureel?

Verzuimkosten structureel verlagen doe je door vroeg in te grijpen, duidelijke afspraken te maken en de focus te leggen op wat een medewerker nog wél kan in plaats van wat hij of zij niet kan. Een proactieve aanpak op dag één van het verzuim heeft aantoonbaar meer effect dan wachten totdat verzuim langdurig wordt.

Concrete stappen die werkgevers kunnen zetten:

1. Stel een helder verzuimprotocol op met duidelijke regels over ziekmeldingen, contactmomenten en re-integratieverwachtingen
2. Zorg voor een laagdrempelig maar serieus meldproces: een telefonische ziekmelding werkt als een eerste drempel en geeft direct inzicht in de situatie
3. Zet vroeg in op mogelijkheden: vraag niet alleen wat iemand niet kan, maar ook wat hij of zij wel kan doen, ook in aangepaste vorm
4. Monitor je verzuimcijfers regelmatig: wie zijn data bijhoudt, ziet patronen en kan preventief handelen voordat verzuim escaleert
5. Pak frequent verzuim actief aan: medewerkers die regelmatig kortdurend ziek zijn, vragen om een ander soort gesprek dan iemand met langdurig verzuim

Verzuimpreventie is minstens zo belangrijk als de begeleiding tijdens ziekte. Door te investeren in werkplezier, werkdrukbeheersing en open communicatie verlaag je de kans op verzuim voordat het ontstaat.

Hoe Remplooi helpt bij het terugdringen van verzuimkosten

Wij bij Remplooi hanteren een andere aanpak dan de meeste arbodiensten. Waar traditionele arbodiensten werken met een online portaal en een bedrijfsarts in de leidende rol, kiezen wij bewust voor persoonlijk contact en een arbeidsdeskundige als centrale spil in het proces. Concreet betekent dit:

• Ziekmeldingen komen telefonisch bij ons binnen, altijd via de medewerker zelf. Dit is een bewuste drempel die direct inzicht geeft in de situatie.
• Op dag één gaat een arbeidsdeskundige op bezoek bij de zieke medewerker. Persoonlijk, face-to-face, en gericht op mogelijkheden.
• Onze arbeidsdeskundige stelt niet de vraag “wat mankeert er?”, maar “wat kun je nog wél?”. Die omslag in denken leidt aantoonbaar tot kortere verzuimperiodes.
• Wij zien toe op de naleving van het verzuimprotocol en schakelen snel, omdat we weten dat iedere verzuimdag geld kost.
• Met onze verzuimapplicatie houden we voortdurend de vinger aan de pols en sturen we bij op basis van actuele data.

Benieuwd hoeveel jouw bedrijf kan besparen op verzuimkosten? Gebruik onze online bespaarcheck en zie direct wat haalbaar is, of neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.

Deze inhoud is gegenereerd met behulp van AI en kan fouten bevatten.