Wat zijn de gevolgen van te laat melden van ziekteverzuim bij het UWV?

Als werkgever heb je de verantwoordelijkheid om ziekteverzuim tijdig te melden bij het UWV. Dat klinkt misschien als een formaliteit, maar de gevolgen van een te late melding kunnen flink oplopen. Denk aan financiële sancties, verlengde loondoorbetalingsverplichtingen en juridische complicaties. In dit artikel leggen we uit wat de wettelijke termijnen zijn, wat er misgaat als je die mist, en hoe je dat als werkgever kunt voorkomen.

Wat zijn de wettelijke termijnen voor het melden van ziekteverzuim bij het UWV?

De wet schrijft voor dat je als werkgever bepaalde meldingen bij het UWV op vaste momenten moet doen. De bekendste is de ziekmelding na 42 weken ziekte. Uiterlijk op de eerste dag van de 42e ziekteweek moet je de werknemer ziekmelden bij het UWV. Dit is een harde deadline die direct voortvloeit uit de Wet Verbetering Poortwachter.

Naast deze 42-wekenmelding zijn er andere momenten waarop je het UWV moet informeren, zoals bij het aanvragen van een WIA-uitkering na twee jaar ziekte. Ook voor specifieke situaties, zoals ziekte tijdens zwangerschap of bij een arbeidshandicap, gelden afwijkende termijnen. Het is belangrijk dat je als werkgever precies weet welke verplichtingen op jouw situatie van toepassing zijn.

Wat zijn de gevolgen van te laat melden bij het UWV?

Een te late melding bij het UWV heeft directe en soms ingrijpende gevolgen. De meest voorkomende sanctie is een boete of een verlengde loondoorbetalingsverplichting. Het UWV beoordeelt of de werkgever zich voldoende aan de re-integratieregels heeft gehouden. Wie de 42-wekenmelding mist, riskeert dat het UWV de WIA-aanvraag van de werknemer vertraagt of dat de werkgever zelf aansprakelijk wordt gesteld voor de kosten.

Bovendien kan het UWV besluiten dat de werkgever een loonsanctie krijgt opgelegd. Dat betekent dat je als werkgever verplicht bent het loon langer door te betalen dan de standaard twee jaar. In de praktijk kan dit oplopen tot een extra jaar loondoorbetaling, wat een forse kostenpost is. Daarnaast tast een te late melding de geloofwaardigheid van het re-integratiedossier aan, wat bij eventuele geschillen nadelig uitpakt.

Hoe lang moet een werkgever het loon doorbetalen bij te late melding?

Normaal gesproken ben je als werkgever verplicht het loon door te betalen gedurende maximaal twee jaar ziekte, waarbij je in het eerste jaar minimaal 70 procent van het loon betaalt en in het tweede jaar eveneens minimaal 70 procent. Veel cao’s schrijven een hoger percentage voor in het eerste ziektejaar.

Bij een te late melding of onvoldoende re-integratie-inspanningen kan het UWV een loonsanctie opleggen. Die sanctie houdt in dat de loondoorbetalingsverplichting met maximaal 52 weken wordt verlengd. Je betaalt dan in totaal drie jaar loon door aan een zieke werknemer. Dat zijn kosten die direct ten laste komen van de werkgever en die bij een goed verzuimbeleid volledig vermijdbaar zijn.

Wat is de Wet Verbetering Poortwachter en waarom is die relevant?

De Wet Verbetering Poortwachter is de wettelijke basis voor alle verplichtingen rondom ziekteverzuim en re-integratie in Nederland. De wet verplicht werkgevers en werknemers om samen actief te werken aan herstel en terugkeer naar werk. Daarbij hoort een duidelijk tijdpad met vaste stappen: de probleemanalyse, het plan van aanpak, de eerstejaarsevaluatie en uiteindelijk het re-integratieverslag bij de WIA-aanvraag.

Wij werken bij Remplooi nauw samen met werkgevers om dit traject correct en tijdig te doorlopen. De bedrijfsarts is wettelijk verplicht betrokken, maar bij ons speelt de arbeidsdeskundige de leidende rol. Die kijkt niet alleen naar beperkingen, maar vooral naar wat een werknemer nog wel kan. Dat maakt het re-integratietraject effectiever en verkleint de kans op een loonsanctie aanzienlijk. Een goed verzuimprotocol is daarbij onmisbaar: het legt de spelregels vast en zorgt dat iedereen weet wat er wanneer verwacht wordt.

Hoe voorkom je een te late ziekmelding als werkgever?

Voorkomen is altijd beter dan herstellen. Als werkgever kun je een te late melding vermijden door een strak en gestructureerd verzuimproces in te richten. Dat begint al bij de eerste ziekmelding. Bij ons doet de werknemer de ziekmelding telefonisch, rechtstreeks bij Remplooi. Zo is er vanaf dag één een persoonlijk contactmoment en wordt het verzuimproces direct opgestart. Er gaat niets verloren in een online portaal of een interne mailbox.

Verder helpen de volgende stappen om te late meldingen te voorkomen:

• Leg verantwoordelijkheden vast in een duidelijk verzuimprotocol zodat iedereen binnen de organisatie weet wie wat doet en wanneer.
• Houd de termijnen bij via een betrouwbaar verzuimregistratiesysteem. Wij gebruiken een eigen verzuimapplicatie waarmee we voortdurend inzicht hebben in de status van elk dossier.
• Schakel tijdig een arbodienst in die proactief meekijkt en signaleert wanneer een melding dreigt te verlopen.
• Investeer in verzuimpreventie, want hoe minder langdurig verzuim, hoe minder kans op gemiste UWV-termijnen. Ziekteverzuim voorkomen begint bij een gezonde werkcultuur en vroege interventie.

Wij denken gewoontegetrouw mee met de portemonnee van de werkgever. Een gemiste UWV-melding kost geld, tijd en energie die je liever ergens anders in steekt. Wil je weten hoe wij jouw organisatie kunnen helpen om verzuim goed te begeleiden en termijnen nooit te missen? Neem contact met ons op en we kijken samen naar de beste aanpak voor jouw situatie.