Wanneer mag je als werkgever een loonsanctie verwachten van het UWV?

Als werkgever heb je tijdens de ziekte van een medewerker heel wat verplichtingen. Eén van de meest ingrijpende gevolgen van het niet nakomen van die verplichtingen is een loonsanctie van het UWV. Dat betekent dat je als werkgever het loon van de zieke medewerker tot wel een jaar langer moet doorbetalen dan de gebruikelijke twee jaar. Dat is een flinke financiële tegenvaller die je het liefst wilt voorkomen. In dit artikel leggen we uit wanneer het UWV een loonsanctie oplegt, wat je verplichtingen zijn en hoe je jezelf als werkgever kunt beschermen.

Wat is een loonsanctie van het UWV precies?

Een loonsanctie is een maatregel die het UWV aan een werkgever oplegt als de re-integratie van een zieke medewerker onvoldoende is verlopen. Normaal gesproken duurt de loondoorbetalingsplicht bij ziekte twee jaar. Wanneer het UWV oordeelt dat de werkgever zijn verplichtingen niet goed is nagekomen, wordt die periode verlengd met maximaal 52 weken. Gedurende die extra periode moet de werkgever het loon van de medewerker blijven doorbetalen, ook als de medewerker al een WIA-aanvraag heeft ingediend. De financiële impact kan daarmee oplopen tot een aanzienlijk bedrag, afhankelijk van het salaris van de betrokken medewerker.

Wanneer legt het UWV een loonsanctie op aan een werkgever?

Het UWV legt een loonsanctie op wanneer blijkt dat de werkgever zich onvoldoende heeft ingespannen voor de re-integratie van de zieke medewerker. Dit oordeel volgt na de zogeheten poortwachtertoets, die plaatsvindt aan het einde van het tweede ziektejaar. Het UWV beoordeelt dan het re-integratieverslag dat de werkgever moet indienen. Concrete redenen voor een loonsanctie zijn onder andere:

Het ontbreken van een actueel en realistisch plan van aanpak
Onvoldoende begeleiding of contact met de zieke medewerker
Het niet tijdig inschakelen van een bedrijfsarts of arbodienst
Het nalaten van re-integratie in het tweede spoor wanneer terugkeer naar de eigen functie niet mogelijk is
Gebrekkige documentatie van de re-integratie-inspanningen

Het UWV kijkt niet alleen of er acties zijn ondernomen, maar ook of die acties tijdig en adequaat waren. Goede bedoelingen zijn dus niet voldoende als de uitvoering tekortschiet.

Welke re-integratieverplichtingen moet een werkgever nakomen?

Binnen de Wet verbetering poortwachter zijn de verplichtingen van de werkgever duidelijk vastgelegd. De belangrijkste verplichtingen op een rij:

Week 1: De ziekmelding registreren en de medewerker begeleiden.
Week 6: De bedrijfsarts of arbodienst stelt een probleemanalyse op.
Week 8: Op basis van de probleemanalyse stelt de werkgever samen met de medewerker een plan van aanpak op.
Maand 6: De eerstejaarsevaluatie vindt plaats.
Maand 20: De werkgever dient het re-integratieverslag in bij het UWV.
Maand 24: De WIA-aanvraag wordt ingediend door de medewerker.

Naast deze formele mijlpalen verwacht het UWV dat de werkgever gedurende het hele traject actief betrokken blijft bij de re-integratie. Een goed verzuimprotocol helpt daarbij enorm, omdat daarin de afspraken en procedures voor het hele verzuimproces zijn vastgelegd.

Hoe beoordeelt het UWV of re-integratie-inspanningen voldoende zijn?

Bij de poortwachtertoets hanteert het UWV een zogenoemde redelijkheidstoets. De vraag is of de werkgever heeft gedaan wat in de gegeven omstandigheden redelijkerwijs van hem verwacht mocht worden. Daarbij kijkt het UWV naar de inhoud en volledigheid van het re-integratieverslag, de kwaliteit van het plan van aanpak, de frequentie en kwaliteit van de contactmomenten met de medewerker en de inzet van re-integratieactiviteiten in zowel spoor één als spoor twee. Een arbeidsdeskundige van het UWV beoordeelt het dossier en kan aanvullende informatie opvragen bij de werkgever of de arbodienst. Als het dossier lacunes vertoont of als de ondernomen stappen onvoldoende worden geacht, volgt een loonsanctie.

Hoe kan een werkgever een loonsanctie voorkomen?

Voorkomen is altijd beter dan genezen. De beste bescherming tegen een loonsanctie is een proactieve, goed gedocumenteerde aanpak van ziekteverzuim vanaf dag één. Praktische stappen die je als werkgever kunt nemen:

Start vroeg: Neem bij ons direct contact op bij een ziekmelding. Wij gaan op dag één al op bezoek bij de zieke medewerker, zodat het re-integratieproces meteen de juiste richting krijgt.
Documenteer alles: Leg elk contactmoment, elke afspraak en elke stap in het re-integratietraject schriftelijk vast.
Werk met een verzuimprotocol: Duidelijke afspraken vooraf voorkomen onduidelijkheid tijdens het verzuimtraject.
Denk tijdig aan spoor twee: Als terugkeer naar de eigen functie niet realistisch is, moet je als werkgever tijdig re-integratie bij een andere werkgever onderzoeken.
Schakel een goede arbodienst in: Een betrokken arbodienst helpt je de juiste stappen op het juiste moment te zetten.

Bij ons staat de arbeidsdeskundige centraal in het begeleidingsproces. In plaats van te focussen op wat een medewerker niet kan, richten wij ons op wat iemand nog wél kan doen. Die aanpak leidt niet alleen tot snellere re-integratie, maar zorgt ook voor een beter gedocumenteerd dossier. Meer weten over hoe wij ziekteverzuim voorkomen? We leggen het je graag uit.

Wat kun je doen als het UWV toch een loonsanctie oplegt?

Als het UWV ondanks alles toch een loonsanctie oplegt, is dat niet het einde van de weg. Je hebt als werkgever een aantal mogelijkheden:

Herstelperiode benutten: Het UWV geeft in de meeste gevallen de gelegenheid om de tekortkoming te herstellen. Als je alsnog de juiste re-integratie-inspanningen levert, kan de loonsanctie worden verkort of beëindigd.
Bezwaar maken: Je kunt bezwaar aantekenen tegen de beslissing van het UWV als je van mening bent dat de loonsanctie onterecht is opgelegd. Doe dit wel tijdig, want hier geldt een bezwaartermijn van zes weken.
Juridisch advies inwinnen: Een arbeidsrechtadvocaat of HR-adviseur kan je helpen beoordelen of bezwaar kans van slagen heeft.

In alle gevallen is het verstandig om de situatie zo snel mogelijk te bespreken met je arbodienst. Wij denken actief mee over de vervolgstappen en helpen je het re-integratiedossier zo sterk mogelijk te maken. Neem gerust contact met ons op als je vragen hebt over een lopend verzuimtraject of een opgelegde loonsanctie. We staan zeven dagen per week voor je klaar.