Wanneer is een werkgever verplicht een re-integratiedossier bij te houden?

Als werkgever heb je bij ziekteverzuim van een medewerker niet alleen een zorgplicht, maar ook een administratieve verplichting. Een van die verplichtingen is het bijhouden van een re-integratiedossier. Veel werkgevers weten dat dit dossier er moet zijn, maar zijn minder zeker over wanneer precies, wat erin moet en wat de gevolgen zijn als het niet klopt. In dit artikel zetten we alles op een rij, zodat jij als werkgever weet waar je aan toe bent.

Wat is een re-integratiedossier precies?

Een re-integratiedossier is een verzameling van alle documenten, afspraken en verslagen die betrekking hebben op de re-integratie van een zieke werknemer. Het dossier legt vast welke stappen zijn gezet om de werknemer zo snel mogelijk weer aan het werk te krijgen, hetzij in de eigen functie, hetzij in ander passend werk.

Het dossier is geen bureaucratische formaliteit. Het is het bewijs dat jij als werkgever je re-integratieverplichtingen serieus neemt en actief hebt gehandeld. Bij een eventuele beoordeling door het UWV is dit dossier het centrale document waarop wordt getoetst of je als werkgever voldoende hebt gedaan.

Wanneer is een werkgever verplicht een re-integratiedossier bij te houden?

De verplichting om een re-integratiedossier bij te houden geldt zodra een werknemer ziek is en het ziekteverzuim langer duurt dan zes weken. Vanaf dat moment ben je als werkgever wettelijk verplicht om de voortgang van de re-integratie vast te leggen. Dit vloeit voort uit de Wet Verbetering Poortwachter, die als doel heeft langdurig ziekteverzuim terug te dringen en de instroom in de WIA te beperken.

In de praktijk is het verstandig om al vanaf de eerste ziektedag te beginnen met het vastleggen van relevante informatie. Hoe vroeger je start met een gestructureerde aanpak van het ziekteverzuim, hoe sterker je dossier staat als het verzuim langer aanhoudt. Wacht dus niet tot de zes weken om zijn, maar leg contactmomenten, afspraken en acties direct vast.

Welke documenten moeten verplicht in het re-integratiedossier zitten?

De Wet Verbetering Poortwachter schrijft voor welke documenten minimaal aanwezig moeten zijn in het re-integratiedossier. Denk aan de volgende stukken:

• De ziekmelding met datum en omstandigheden
• Het probleemanalyse-document van de bedrijfsarts (opgesteld uiterlijk in week zes)
• Het plan van aanpak (opgesteld uiterlijk in week acht, samen met de werknemer)
• Verslagen van evaluatiegesprekken en bijstellingen van het plan van aanpak
• De eerstejaarsevaluatie (rond week 52)
• Het re-integratieverslag bij aanvraag WIA (uiterlijk in week 91)
• Correspondentie met de bedrijfsarts, arbeidsdeskundige en eventuele andere betrokkenen

Naast deze verplichte documenten is het raadzaam om ook informele contactmomenten, telefonische gesprekken en interne afspraken te noteren. Een volledig dossier geeft een helder beeld van het hele re-integratietraject en versterkt je positie als werkgever aanzienlijk.

Wat zijn de gevolgen als een werkgever het dossier niet bijhoudt?

De gevolgen van een onvolledig of ontbrekend re-integratiedossier kunnen fors zijn. Het UWV beoordeelt bij een WIA-aanvraag of jij als werkgever voldoende re-integratie-inspanningen hebt geleverd. Als het dossier niet op orde is, kan het UWV oordelen dat je tekort bent geschoten. Het gevolg? Een loonsanctie van maximaal een jaar extra loonbetaling, ook wel de verlengde loondoorbetalingsverplichting genoemd.

Een loonsanctie is niet alleen financieel pijnlijk, maar kost ook veel tijd en energie. Je moet dan alsnog aantonen dat je de re-integratie correct hebt opgepakt, terwijl de werknemer inmiddels al lang ziek is. Voorkomen is hier duidelijk beter dan genezen. Een goed bijgehouden dossier beschermt jou als werkgever en geeft tegelijkertijd structuur aan het re-integratieproces.

Hoe lang moet een werkgever het re-integratiedossier bewaren?

Na afloop van het dienstverband of na herstel van de werknemer ben je als werkgever verplicht het re-integratiedossier te bewaren. De wettelijke bewaartermijn bedraagt twee jaar na het einde van het dienstverband. Dit geldt ook als de werknemer volledig is hersteld en het verzuim al lang achter de rug is.

Let op: medische gegevens in het dossier vallen onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Die gegevens mogen alleen worden bewaard zolang dat noodzakelijk is en moeten na de bewaartermijn veilig worden vernietigd. Zorg er dus voor dat je dossier niet langer bewaard wordt dan nodig en dat de toegang tot medische informatie beperkt is tot bevoegde personen.

Hoe helpt een arbodienst bij het opbouwen van een correct re-integratiedossier?

Een goede arbodienst neemt je als werkgever veel werk uit handen als het gaat om het opbouwen van een correct re-integratiedossier. Bij ons begint dat al op de eerste ziektedag. Wij hanteren een verzuimprotocol dat precies beschrijft welke stappen worden gezet, wie verantwoordelijk is en wat wanneer wordt vastgelegd. Zo weet je als werkgever altijd waar je staat.

Onze arbeidsdeskundige speelt daarin een centrale rol. In tegenstelling tot de traditionele aanpak waarbij de bedrijfsarts leidend is, zoomt onze arbeidsdeskundige in op wat de werknemer nog wél kan. Dat levert niet alleen snellere re-integratie op, maar ook een dossier dat van begin af aan goed is opgebouwd. Elk contactmoment, elke afspraak en elke stap in het proces wordt vastgelegd.

Wij geloven sterk in de kracht van structuur en transparantie. Dankzij onze verzuimapplicatie hebben wij en onze klanten altijd inzicht in de voortgang van het dossier. Niets valt tussen wal en schip, en jij als werkgever hoeft nooit te vrezen voor een verrassing bij het UWV. Wil je weten hoe wij dit in de praktijk aanpakken? Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.