Als werkgever wil je verzuim zoveel mogelijk beperken. Maar om dat effectief te doen, heb je meer nodig dan goede intenties. Je hebt duidelijke afspraken nodig, vastgelegd in de juiste documenten. Twee begrippen die daarbij regelmatig opduiken zijn verzuimbeleid en verzuimprotocol. Ze klinken vergelijkbaar, maar ze zijn niet hetzelfde. In dit artikel leggen we het verschil uit en laten we zien waarom beide onmisbaar zijn voor een effectieve aanpak van ziekteverzuim.
Wat is een verzuimbeleid precies?
Een verzuimbeleid is de overkoepelende visie van een organisatie op ziekteverzuim. Het beschrijft waarom je als werkgever op een bepaalde manier omgaat met verzuim en welke uitgangspunten daarvoor gelden. Denk aan vragen als: hoe kijk je als organisatie aan tegen de verantwoordelijkheid van de werknemer? Wat is de rol van de leidinggevende? En welke doelstellingen wil je bereiken op het gebied van verzuimreductie?
Het verzuimbeleid is strategisch van aard. Het geeft richting aan de organisatie zonder direct te beschrijven hoe iedereen stap voor stap moet handelen bij een ziekmelding. Het is als het ware het fundament waarop alle concrete afspraken worden gebouwd.
Wat is een verzuimprotocol en wat staat erin?
Waar het verzuimbeleid de visie beschrijft, gaat het verzuimprotocol over de praktijk. Het protocol bevat de concrete regels en afspraken die gelden op het gebied van ziekteverzuim binnen jouw organisatie. Denk aan: hoe en wanneer meldt een werknemer zich ziek? Wie neemt contact op? Wat zijn de verwachtingen rondom re-integratie? En welke stappen worden gezet bij langdurig of frequent verzuim?
Een goed verzuimprotocol is toepasbaar voor iedere CAO en sluit aan op de wettelijke kaders, zoals de Wet Verbetering Poortwachter. Het document geeft zowel werkgevers als werknemers duidelijkheid over wat er van hen wordt verwacht. Bij ons is het verzuimprotocol een levend document: we bespreken het standaardprotocol met klanten en maken er maatwerk van op basis van hun specifieke situatie. Zaken mogen worden toegevoegd, maar niet verwijderd, zodat de wettelijke basis altijd geborgd blijft.
Wat is het verschil tussen een verzuimbeleid en een verzuimprotocol?
Het belangrijkste verschil zit in het abstractieniveau. Het verzuimbeleid is strategisch: het beschrijft de visie, doelstellingen en uitgangspunten van de organisatie. Het verzuimprotocol is operationeel: het beschrijft de concrete stappen, regels en verantwoordelijkheden die gelden bij verzuim.
- Verzuimbeleid: Waarom en waartoe? De visie en doelstellingen van de organisatie op het gebied van verzuim.
- Verzuimprotocol: Hoe en wanneer? De concrete afspraken en procedures die gevolgd worden bij een ziekmelding.
Je kunt het zo zien: het beleid geeft de richting aan, het protocol beschrijft de weg. Zonder beleid ontbreekt de koers. Zonder protocol ontbreekt de uitvoering.
Waarom zijn beide documenten belangrijk voor verzuimreductie?
Een organisatie die alleen een verzuimbeleid heeft maar geen protocol, loopt het risico dat afspraken vaag blijven en medewerkers niet weten wat er van hen wordt verwacht. Omgekeerd: een protocol zonder onderliggend beleid mist de samenhang en de motivatie achter de regels.
Samen zorgen ze voor duidelijkheid, consistentie en draagvlak. En dat is precies wat nodig is om verzuim effectief terug te dringen. Wij zien dagelijks dat organisaties die werken met een goed ingericht protocol aanzienlijk beter presteren op het gebied van verzuimreductie. Niet omdat de regels streng zijn, maar omdat iedereen weet waar hij aan toe is. Ziekteverzuim voorkomen begint bij heldere verwachtingen en een gedeeld kader.
Hoe stel je een effectief verzuimprotocol op?
Een effectief verzuimprotocol opstellen vraagt om een zorgvuldige aanpak. Een aantal stappen die daarbij helpen:
- Breng de wettelijke kaders in kaart. Het protocol moet aansluiten op de Wet Verbetering Poortwachter en andere relevante wet- en regelgeving.
- Betrek de juiste partijen. Denk aan HR, leidinggevenden, de ondernemingsraad en eventueel de arbodienst.
- Beschrijf de procedures concreet. Wie meldt zich ziek, hoe, op welk tijdstip en bij wie? Wat zijn de vervolgstappen?
- Maak het maatwerk. Een generiek protocol is een goed startpunt, maar de beste resultaten worden behaald wanneer het aansluit op de specifieke situatie van jouw organisatie.
- Communiceer het actief. Een protocol in een la is geen protocol. Zorg dat medewerkers en leidinggevenden het kennen en begrijpen.
Wij helpen organisaties bij het opstellen en implementeren van een maatwerk verzuimprotocol. We nemen het standaardprotocol als basis, bespreken dit met de klant en passen het aan op basis van hun input en bedrijfssituatie.
Wie is verantwoordelijk voor het naleven van het verzuimprotocol?
De verantwoordelijkheid voor het naleven van het verzuimprotocol ligt bij meerdere partijen tegelijk. De werkgever is eindverantwoordelijk voor het bestaan en de handhaving van het protocol. Leidinggevenden spelen een cruciale rol in de dagelijkse uitvoering: zij zijn het eerste aanspreekpunt bij een ziekmelding en moeten de afspraken kennen en toepassen. En ook de werknemer heeft een eigen verantwoordelijkheid: het protocol geldt voor iedereen.
Wij zien consequent toe op de naleving van het verzuimprotocol bij onze klanten. Dat is geen bijzaak, maar een kernonderdeel van onze aanpak. Want een protocol dat niet wordt nageleefd, heeft geen waarde. Wil je weten hoe wij dit in de praktijk aanpakken of ben je benieuwd wat een maatwerk verzuimprotocol voor jouw organisatie kan betekenen? Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.
Reacties zijn gesloten.