Hoe maak ik een verzuimprotocol?

Een verzuimprotocol opstellen klinkt misschien als een administratieve klus, maar het is een van de meest praktische stappen die je als werkgever kunt zetten om verzuim beheersbaar te houden. Het protocol legt vast wat er van iedereen wordt verwacht op het moment dat een medewerker ziek wordt: wat doet de werknemer, wat doet de leidinggevende, en wat doet de arbodienst? Zonder die duidelijkheid ontstaan er snel misverstanden, vertragingen en onnodige kosten. In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe je een goed verzuimprotocol maakt dat ook echt werkt in de praktijk.

Wat is een verzuimprotocol en waarom is het verplicht?

Een verzuimprotocol is een document waarin de regels en afspraken rondom ziekteverzuim binnen een organisatie zijn vastgelegd. Het beschrijft wie wat doet bij een ziekmelding, hoe de begeleiding verloopt en welke stappen worden gezet richting herstel en re-integratie. Het protocol is geen vrijblijvend document: werkgevers zijn op grond van de Wet verbetering poortwachter verplicht om een actief verzuimbeleid te voeren, en een verzuimprotocol is de concrete uitwerking daarvan. Zonder protocol loop je als werkgever het risico dat het UWV oordeelt dat je onvoldoende hebt gedaan om verzuim aan te pakken, wat kan leiden tot een loonsanctie van maximaal een jaar.

Wat moet er in een verzuimprotocol staan?

Een goed verzuimprotocol bevat in elk geval de volgende onderdelen:

• De ziekmelding: hoe en bij wie meldt een medewerker zich ziek, en binnen welke termijn?
• Contactmomenten: wanneer neemt de leidinggevende of arbodienst contact op met de zieke werknemer?
• Rol van de bedrijfsarts: wanneer wordt de bedrijfsarts ingeschakeld en wat is zijn of haar taak?
• Re-integratieverplichtingen: welke stappen worden gezet als iemand langer uitvalt, inclusief het Plan van Aanpak?
• Rechten en plichten van de werknemer: wat wordt er van de zieke medewerker verwacht tijdens het verzuim?
• Sancties bij niet-naleving: wat zijn de gevolgen als afspraken niet worden nagekomen?

Bij ons wordt het standaardprotocol altijd besproken met de klant en omgezet naar maatwerk op basis van de specifieke situatie van de organisatie. Daarbij geldt als uitgangspunt dat zaken mogen worden toegevoegd, maar niet verwijderd. Het protocol blijft daarmee altijd binnen de wettelijke kaders en is toepasbaar voor iedere CAO.

Hoe stel je stap voor stap een verzuimprotocol op?

Het opstellen van een verzuimprotocol hoeft niet ingewikkeld te zijn als je het stap voor stap aanpakt:

1. Breng de huidige situatie in kaart. Wat zijn de meest voorkomende oorzaken van verzuim in jouw organisatie? Welke afspraken bestaan er al?
2. Bepaal de uitgangspunten. Welke waarden wil je uitstralen als werkgever? Denk aan snelheid van contact, aandacht voor de medewerker en duidelijkheid over verwachtingen.
3. Schrijf de procedures uit. Beschrijf concreet wat er op dag één, week twee en maand zes gebeurt. Hoe specifieker, hoe minder ruimte voor misverstanden.
4. Stem af met de arbodienst. Zorg dat het protocol aansluit op de werkwijze van jouw arbodienstverlener, zodat processen naadloos op elkaar aansluiten.
5. Leg het voor aan de ondernemingsraad. Bij organisaties met een OR is instemming vereist voor de vaststelling van verzuimbeleid en bijbehorende protocollen.
6. Communiceer het protocol actief. Zorg dat alle medewerkers en leidinggevenden weten wat erin staat en wat er van hen wordt verwacht.

Wat is het verschil tussen een verzuimprotocol en verzuimbeleid?

Verzuimbeleid en een verzuimprotocol worden vaak door elkaar gebruikt, maar ze zijn niet hetzelfde. Verzuimbeleid beschrijft de visie en doelstellingen van een organisatie op het gebied van verzuim: wat wil je bereiken, welke waarden staan centraal en hoe kijk je als werkgever naar gezondheid en inzetbaarheid? Het verzuimprotocol is de operationele uitwerking van dat beleid. Het vertaalt de visie naar concrete afspraken en procedures die dagelijks worden toegepast. Zonder beleid mist het protocol richting; zonder protocol blijft het beleid een papieren tijger.

Wie is verantwoordelijk voor het naleven van het verzuimprotocol?

De verantwoordelijkheid voor naleving ligt op meerdere niveaus. De werkgever is eindverantwoordelijk voor het opstellen en handhaven van het protocol. Leidinggevenden zijn verantwoordelijk voor de uitvoering in hun team: zij voeren de gesprekken, bewaken de termijnen en schakelen tijdig de juiste ondersteuning in. Medewerkers zijn op hun beurt verplicht om mee te werken aan hun re-integratie en zich te houden aan de afspraken in het protocol. De arbodienst ondersteunt dit proces en ziet toe op de naleving vanuit professioneel perspectief. Bij ons is dat toezicht op naleving een kernonderdeel van de samenwerking: we zitten erbovenop, juist omdat iedere verzuimdag geld kost.

Hoe zorg je dat medewerkers het verzuimprotocol ook echt naleven?

Een protocol dat in de la blijft liggen, heeft geen waarde. Naleving begint bij bekendheid: medewerkers moeten weten wat er in het protocol staat voordat ze ziek worden, niet pas op het moment dat het zover is. Deel het protocol actief, bespreek het tijdens onboarding en herhaal de kernpunten bij teamoverleggen. Daarnaast helpt een heldere procedure enorm. Hoe eenvoudiger en eenduidiger de stappen zijn, hoe groter de kans dat mensen ze ook opvolgen.

Een concrete maatregel die bijdraagt aan naleving is de telefonische ziekmelding. Bij ons melden medewerkers zich altijd telefonisch ziek, direct bij ons. Dat persoonlijke contactmoment op dag één creëert meteen duidelijkheid en legt de basis voor een zorgvuldig begeleidingstraject. Aanvullend speelt verzuimpreventie een belangrijke rol: door structureel aandacht te besteden aan gezondheid en werkbeleving, voorkom je dat medewerkers überhaupt uitvallen. Een goed protocol en een preventieve aanpak versterken elkaar.

Wil je weten hoe wij jouw organisatie kunnen helpen bij het opstellen en implementeren van een effectief verzuimprotocol? Neem dan gerust contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.