Wat kost langdurig verzuim een werkgever?

Langdurig verzuim kost een werkgever gemiddeld tussen de 250 en 400 euro per verzuimdag, afhankelijk van het salaris van de werknemer en de sector. Tel daarbij de verborgen kosten op, zoals vervanging, productiviteitsverlies en administratieve lasten, en de werkelijke schadelast loopt al snel op tot tienduizenden euro’s per langdurig zieke medewerker per jaar. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over de kosten van ziekteverzuim voor werkgevers.

Hoeveel loon moet een werkgever doorbetalen bij langdurig verzuim?

Bij langdurig verzuim is een werkgever wettelijk verplicht om gedurende twee jaar minimaal 70% van het loon door te betalen. In het eerste ziektejaar geldt voor veel cao’s een aanvulling tot 100%, waardoor de werkelijke loonkosten in de praktijk hoger uitvallen dan het wettelijke minimum. Na twee jaar neemt het UWV de loondoorbetalingsverplichting over, mits aan de re-integratieverplichtingen is voldaan.

De verplichting van twee jaar loondoorbetaling is voor veel werkgevers een zware last, zeker bij hogere salarissen. Een werknemer met een bruto maandsalaris van 3.500 euro kost de werkgever bij volledige doorbetaling al 84.000 euro aan loon over twee jaar. Dat is puur het loon, zonder enige bijkomende kosten.

Belangrijk om te weten: de werkgever kan ook een loonsanctie opgelegd krijgen van het UWV als de re-integratie onvoldoende is uitgevoerd. In dat geval wordt de loondoorbetalingsverplichting met maximaal één jaar verlengd. De financiële prikkel om re-integratie serieus te nemen is daarmee aanzienlijk.

Welke verborgen kosten komen er bovenop het doorbetaalde loon?

Naast het doorbetaalde loon brengt langdurig verzuim een reeks verborgen kosten met zich mee die de totale schadelast aanzienlijk verhogen. Denk aan kosten voor vervanging, productiviteitsverlies bij collega’s, begeleiding, re-integratietrajecten en verhoogde werkdruk in het team. Deze indirecte kosten worden door werkgevers vaak onderschat.

De meest voorkomende verborgen kostenposten zijn:

Vervangingskosten: het inhuren van een uitzendkracht of tijdelijke kracht kost doorgaans meer dan het vaste salaris van de zieke medewerker
Productiviteitsverlies: collega’s nemen taken over, maar presteren daardoor minder goed op hun eigen werk
Begeleidingskosten: leidinggevenden besteden tijd aan verzuimbegeleiding in plaats van aan hun kernwerk
Re-integratiekosten: trajecten bij externe partijen, aanpassingen op de werkplek of omscholing
Administratieve lasten: het bijhouden van het dossier en de communicatie met de arbodienst en het UWV kost tijd en geld
Hogere verzekeringspremies: langdurig verzuim kan leiden tot hogere premies voor de WGA-eigenrisicodrager of het vangnet

Vuistregel in de arbowereld is dat de verborgen kosten van verzuim minstens even hoog zijn als de directe loonkosten, en in sommige sectoren zelfs twee tot drie keer zo hoog. Dat maakt de werkelijke kostenpost van langdurig verzuim voor werkgevers aanzienlijk groter dan op het eerste gezicht lijkt.

Wat kost één verzuimdag een werkgever gemiddeld?

Eén verzuimdag kost een werkgever gemiddeld tussen de 250 en 400 euro als alle directe en indirecte kosten worden meegeteld. Dit bedrag verschilt sterk per sector en per salarisschaal. Bij hogere functies of in arbeidsintensieve sectoren kan de dagprijs aanzienlijk hoger liggen.

Om de kosten van een verzuimdag te berekenen, wordt doorgaans de volgende redenering gevolgd:

Neem het bruto dagloon van de medewerker (jaarsalaris gedeeld door 260 werkdagen)
Voeg de werkgeverslasten toe (pensioenpremie, sociale lasten, enzovoort)
Tel de indirecte kosten op, zoals productiviteitsverlies en begeleiding

Bij een modaal salaris van circa 40.000 euro bruto per jaar bedraagt het bruto dagloon al snel 154 euro. Met werkgeverslasten van gemiddeld 30 tot 40% komt dat op circa 200 euro puur aan loonkosten. De indirecte kosten brengen dat totaal richting de 300 tot 400 euro per dag. Bij langdurig verzuim lopen die dagen snel op tot honderden dagen, waardoor de totale schadelast per medewerker al snel tienduizenden euro’s bedraagt. Met onze online bespaarcalculator voor verzuimkosten berekent u direct wat dit voor uw organisatie betekent.

Wanneer wordt langdurig verzuim financieel het zwaarst voor een werkgever?

Langdurig verzuim wordt financieel het zwaarst in het tweede ziektejaar, wanneer de re-integratieverplichting intensiever wordt en de kans op WGA-instroom groter is. Tegelijkertijd lopen de kosten voor vervanging en begeleiding door, terwijl er nog geen zicht is op terugkeer. De combinatie van aanhoudende loonkosten en oplopende re-integratielasten maakt dit de meest kostbare fase.

Het tweede spoor als kostbare verplichting

Als re-integratie bij de eigen werkgever niet mogelijk blijkt, is de werkgever verplicht een tweede spoortraject in te zetten. Dat betekent dat de werknemer begeleid wordt naar werk bij een andere werkgever. Dergelijke trajecten brengen extra kosten met zich mee en bieden geen garantie op succes. Toch is het niet uitvoeren ervan een risico op een loonsanctie van het UWV.

WGA-instroom en de gevolgen voor de premie

Wanneer een medewerker na twee jaar nog steeds niet volledig kan werken, stroomt hij of zij mogelijk de WGA in. Als werkgever bent u dan via de gedifferentieerde premie mede verantwoordelijk voor de kosten van die uitkering. Afhankelijk van de bedrijfsgrootte en de gekozen verzekeringsvorm kan dit jarenlang doorwerken in uw premielasten. Eigenrisicodragers betalen de WGA-uitkering zelfs volledig zelf.

Hoe kunnen werkgevers de kosten van langdurig verzuim beperken?

Werkgevers beperken de kosten van langdurig verzuim het effectiefst door vroeg te interveniëren, de focus te leggen op wat een medewerker nog wél kan en consequent te sturen op effectieve verzuimreductie binnen uw organisatie. Hoe eerder er actie wordt ondernomen, hoe kleiner de kans dat een kortdurend verzuim uitgroeit tot een langdurig traject met hoge kosten.

Concrete maatregelen die werkgevers kunnen nemen:

Meld verzuim direct: hoe sneller een ziekmelding wordt opgepakt, hoe eerder begeleiding kan starten
Voer een verzuimgesprek op dag één: persoonlijk contact in een vroeg stadium voorkomt dat verzuim zich vastbijt
Focus op mogelijkheden, niet op beperkingen: vraag wat iemand nog kan doen in plaats van wat niet mogelijk is
Werk met een helder verzuimprotocol: duidelijke afspraken over rechten en plichten voorkomen misverstanden en vertragingen
Investeer in verzuimpreventie: het aanpakken van werkstress, werkdruk en onveilige werkomstandigheden voorkomt uitval
Schakel snel de juiste begeleiding in: tijdige inzet van een arbeidsdeskundige of bedrijfsarts voorkomt vertraging in het re-integratieproces

Werkgevers die verzuim proactief aanpakken en sturen op resultaat zien in de praktijk aanzienlijk lagere verzuimpercentages dan werkgevers die afwachtend reageren. De investering in goede begeleiding verdient zich terug via lagere loonkosten, minder vervangingskosten en een lagere WGA-instroom.

Hoe Remplooi u helpt de kosten van langdurig verzuim te verlagen

Bij Remplooi pakken we verzuim fundamenteel anders aan dan de traditionele arbodienst. Onze aanpak is erop gericht om langdurig verzuim te voorkomen en de kosten voor werkgevers zo laag mogelijk te houden, zonder dat dit ten koste gaat van de medewerker.

Zo werkt onze aanpak in de praktijk:

Telefonische ziekmelding met belscript: medewerkers bellen direct naar ons en krijgen iemand aan de lijn. Dit laagdrempelige moment zorgt al voor bewustwording en geeft ons direct inzicht in de situatie
Eerste dagcontrole: op dag één gaat een arbeidsdeskundige persoonlijk op bezoek bij de zieke medewerker voor een face-to-facegesprek
Arbeidsdeskundige als leidende kracht: niet de bedrijfsarts, maar de arbeidsdeskundige stuurt het proces. De centrale vraag is altijd: “wat kunt u nog wél?” in plaats van “wat kunt u niet?”
Consequente naleving van het verzuimprotocol: we zien toe op de afspraken en sturen actief bij waar nodig
Verzuimanalyse op basis van data: via onze verzuimapplicatie meten we continu resultaten en sturen we bij op oorzaak en gevolg

Wilt u weten hoeveel u kunt besparen op uw verzuimkosten? Doe onze online bespaarcheck en zie direct welke besparing haalbaar is voor uw organisatie. U vult uw gemiddeld aantal medewerkers, de totale bruto jaarloonsom en het gemiddelde verzuimpercentage in en krijgt direct een concrete indicatie. Uw gegevens worden strikt vertrouwelijk behandeld. Neem contact op met onze verzuimspecialisten voor een persoonlijk adviesgesprek.

Veelgestelde vragen

Kan ik als werkgever de kosten van langdurig verzuim (deels) verzekeren?

Ja, werkgevers kunnen zich verzekeren tegen de financiële risico’s van langdurig verzuim via een verzuimverzekering of door eigenrisicodrager te worden voor de WGA. Een verzuimverzekering dekt doorgaans de loondoorbetalingsverplichting tijdens de eerste twee ziektejaren, terwijl WGA-eigenrisicodragerschap de uitkeringslasten na die periode betreft. Het is verstandig om beide opties te vergelijken met een gespecialiseerde verzekeringsadviseur, omdat de meest voordelige keuze sterk afhankelijk is van uw bedrijfsgrootte, sector en historisch verzuimpercentage.

Wat gebeurt er als ik als werkgever de re-integratieverplichtingen niet nakom?

Als het UWV bij de WIA-beoordeling na twee jaar oordeelt dat u als werkgever onvoldoende aan re-integratie heeft gedaan, kunt u een loonsanctie opgelegd krijgen. Dit betekent dat u de loondoorbetalingsverplichting met maximaal één extra jaar moet verlengen, wat bij een modaal salaris al snel kan oplopen tot meer dan 40.000 euro aan extra loonkosten. Zorg daarom altijd voor een goed gedocumenteerd re-integratiedossier en schakel tijdig een arbeidsdeskundige in om de voortgang te bewaken.

Hoe bereken ik het exacte verzuimpercentage van mijn organisatie?

Het verzuimpercentage berekent u door het totale aantal verzuimde dagen te delen door het totale aantal beschikbare werkdagen van al uw medewerkers samen, en dit te vermenigvuldigen met 100. Bijvoorbeeld: bij 10 medewerkers die elk 260 dagen beschikbaar zijn (2.600 dagen totaal) en een gezamenlijk verzuim van 130 dagen, bedraagt het verzuimpercentage 5%. Het is aan te raden dit percentage per kwartaal bij te houden en te vergelijken met het sectorgemiddelde, zodat u tijdig kunt ingrijpen wanneer het verzuim oploopt.

Vanaf hoeveel ziektedagen spreekt men officieel van 'langdurig verzuim'?

In Nederland wordt verzuim doorgaans als langdurig beschouwd vanaf 42 kalenderdagen (zes weken) aaneengesloten ziekte. Vanaf die grens geldt de verplichting voor de werkgever om een probleemanalyse op te laten stellen door de bedrijfsarts en een plan van aanpak te formuleren samen met de medewerker. Het is echter verstandig om al vóór die grens actief te begeleiden, omdat vroege interventie de kans op langdurig verzuim aanzienlijk verkleint.

Wat zijn de meest voorkomende oorzaken van langdurig verzuim en hoe kan ik die als werkgever aanpakken?

De meest voorkomende oorzaken van langdurig verzuim zijn psychische klachten (zoals burn-out en overspannenheid), musculoskeletale aandoeningen (zoals rugklachten) en chronische ziekten. Psychische klachten zijn inmiddels verantwoordelijk voor het grootste deel van het langdurig verzuim in Nederland en hangen vaak samen met werkstress, hoge werkdruk of een verstoorde werkrelatie. Als werkgever kunt u dit aanpakken door een open cultuur te creëren waarin medewerkers problemen bespreekbaar maken, werkdruk structureel te monitoren en tijdig laagdrempelige ondersteuning aan te bieden, zoals coaching of een vertrouwenspersoon.

Mag ik als werkgever vragen wat er medisch aan de hand is met een zieke medewerker?

Nee, als werkgever mag u niet vragen naar de medische diagnose of aard van de ziekte van uw medewerker; dat is wettelijk beschermd door de AVG en de Wet op de medische keuringen. Wat u wél mag vragen, is hoelang het verzuim naar verwachting duurt, of er sprake is van werkgerelateerde oorzaken en welke werkzaamheden de medewerker nog kan uitvoeren. Voor medische informatie bent u aangewezen op de bedrijfsarts, die als enige de medische situatie beoordeelt en vertaalt naar functionele mogelijkheden.

Wat is het verschil tussen eerste spoor en tweede spoor re-integratie, en wanneer start ik met het tweede spoor?

Eerste spoor re-integratie richt zich op terugkeer van de medewerker binnen uw eigen organisatie, eventueel in een aangepaste of andere functie. Tweede spoor re-integratie wordt ingezet wanneer terugkeer bij de eigen werkgever niet (meer) realistisch is en richt zich op het vinden van passend werk bij een andere werkgever. U bent verplicht uiterlijk in het eerste ziektejaar te beoordelen of tweede spoor nodig is; te lang wachten met deze beoordeling is een veelgemaakte fout die kan leiden tot een loonsanctie van het UWV.