Wat zijn verborgen kosten bij een Arbodienst?

Verborgen kosten bij een arbodienst zijn alle kosten die bovenop het basistarief komen en die werkgevers vaak pas achteraf ontdekken. Denk aan meerwerk bij langdurig verzuim, sancties bij een onvolledig Poortwachter-dossier en de indirecte kosten van productiviteitsverlies die nergens op een factuur staan. Voor werkgevers zijn juist die onzichtbare kostenposten de grootste bedreiging voor de bedrijfsvoering. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over arbodienstkosten, zodat je weet waar je op moet letten.

Welke kosten komen er bovenop het basistarief van een arbodienst?

Bovenop het basistarief van een arbodienst komen vrijwel altijd aanvullende kosten voor specifieke diensten die niet in het standaardpakket zijn opgenomen. Veel arbodiensten hanteren een modulair prijsmodel waarbij consulten bij de bedrijfsarts, arbeidsdeskundige beoordelingen, second opinions en re-integratietrajecten apart in rekening worden gebracht. Dit maakt de werkelijke kosten van arbodienstverlening lastig te overzien.

De meest voorkomende extra kostenposten zijn:

Bedrijfsartsbezoeken: Elk spreekuurgesprek kan apart worden gefactureerd, afhankelijk van het contract.
Arbeidsdeskundige rapportages: Een formele beoordeling van de belastbaarheid van een medewerker is vaak een meerwerkopdracht.
Re-integratietrajecten tweede spoor: Begeleiding naar ander werk buiten de eigen organisatie valt vrijwel nooit onder het basistarief.
Medische keuringen en preventief medisch onderzoek (PMO): Dit zijn aparte producten met eigen tarieven.
Casemanagement bij langdurig verzuim: Intensievere begeleiding boven een bepaald aantal contactmomenten wordt extra berekend.

Het is verstandig om bij het vergelijken van arbodienstprijzen altijd te vragen naar een volledig overzicht van wat wel en niet is inbegrepen. Een laag basistarief kan in de praktijk duurder uitpakken dan een hoger all-in tarief.

Wat zijn de indirecte kosten van ziekteverzuim voor werkgevers?

De indirecte kosten van ziekteverzuim zijn alle financiële gevolgen die niet direct op een factuur verschijnen, maar die de werkgever wel degelijk betaalt. Denk aan productiviteitsverlies, overwerk van collega’s, kwaliteitsverlies, verhoogde werkdruk in het team en de tijd die leidinggevenden kwijt zijn aan verzuimbegeleiding. Deze verzuimkosten zijn doorgaans hoger dan de directe loonkosten.

Een zieke medewerker kost de werkgever niet alleen het doorbetaalde loon. De indirecte kosten omvatten onder meer:

Vervangingskosten: Inhuur van tijdelijke krachten of extra uren voor collega’s die het werk overnemen.
Productiviteitsverlies: Lopende projecten lopen vertraging op of worden minder goed uitgevoerd.
Managementtijd: Leidinggevenden besteden aanzienlijk meer tijd aan verzuimgesprekken, planning en administratie.
Kennisuitval: Bij langdurig verzuim raakt specialistische kennis tijdelijk of permanent verloren.
Werkdruk en uitval in het team: Overbelasting van collega’s vergroot het risico op volgend verzuim.

Uit gangbare berekeningen in de arbopraktijk blijkt dat de totale kosten van een verzuimdag al snel twee tot drie keer hoger liggen dan alleen het brutoloon van de zieke medewerker. Juist daarom loont het om te investeren in actieve verzuimpreventie en snelle begeleiding.

Hoe berekent een arbodienst de kosten van langdurig verzuim?

Een arbodienst berekent de kosten van langdurig verzuim op basis van de duur van het verzuim, de intensiteit van de begeleiding en de wettelijke verplichtingen die voortvloeien uit de Wet verbetering poortwachter. Hoe langer een medewerker uitvalt, hoe meer begeleidingsstappen wettelijk verplicht zijn en hoe hoger de bijbehorende kosten voor de werkgever oplopen.

Bij langdurig verzuim zijn de volgende kostenfactoren relevant:

Twee jaar loondoorbetaling: De werkgever is wettelijk verplicht minimaal 70 procent van het loon door te betalen gedurende de eerste twee ziektejaren.
Verplichte plan van aanpak en evaluaties: Deze vereisen regelmatige contactmomenten met de arbodienst, die afhankelijk van het contract apart worden gefactureerd.
Arbeidsdeskundig onderzoek: Na een bepaalde periode is een formele arbeidsdeskundige beoordeling verplicht, wat extra kosten met zich meebrengt.
Re-integratiebegeleiding: Zowel eerste- als tweede-spoorre-integratie heeft een eigen prijskaartje.

Het is precies bij langdurig verzuim dat een proactieve aanpak in de eerste weken het meeste oplevert. Vroeg ingrijpen verkort de verzuimduur en beperkt daarmee de totale kosten van arbodienstverlening aanzienlijk.

Wat kost een loonsanctie bij een onvolledig Poortwachter-dossier?

Een loonsanctie bij een onvolledig of onjuist Poortwachter-dossier betekent dat de werkgever verplicht wordt het loon van de zieke medewerker maximaal één jaar langer door te betalen. Dat is een extra jaar loondoorbetaling bovenop de al verplichte twee jaar, wat neerkomt op een substantieel financieel risico dat volledig te vermijden is met een goed verzuimdossier.

Het UWV legt een loonsanctie op wanneer blijkt dat de re-integratie-inspanningen van de werkgever onvoldoende zijn geweest. Veelvoorkomende redenen zijn:

Te laat opstellen of bijstellen van het plan van aanpak.
Ontbreken van een arbeidsdeskundige beoordeling op het juiste moment.
Onvoldoende onderbouwing van re-integratie-inspanningen in het dossier.
Geen of onvoldoende tweede-spoorre-integratie gestart terwijl dat wel verwacht werd.

De financiële impact van een loonsanctie loopt al snel op tot tienduizenden euro’s per geval, afhankelijk van het salarisniveau van de medewerker. Dit maakt een goed bijgehouden Poortwachter-dossier een van de meest directe manieren om arbodienstkosten te beheersen. Een arbodienst die actief toeziet op de naleving van het verzuimprotocol beschermt de werkgever tegen dit risico.

Hoe vergelijk je de werkelijke kosten van verschillende arbodiensten?

De werkelijke kosten van verschillende arbodiensten vergelijk je door niet alleen naar het basistarief te kijken, maar ook naar wat er is inbegrepen, hoe de dienstverlening bijdraagt aan verzuimreductie en welk risico je loopt op extra kosten. Een goedkope arbodienst die weinig doet aan actieve begeleiding kan uiteindelijk veel duurder uitvallen dan een duurdere aanbieder die verzuim effectief terugdringt.

Hanteer bij het vergelijken van arbodienstprijzen de volgende criteria:

All-in versus modulair: Breng in kaart welke diensten in het basistarief zitten en wat apart wordt gefactureerd.
Verzuimresultaten: Vraag naar de gemiddelde verzuimpercentages bij vergelijkbare klanten. Een lagere verzuimfrequentie en kortere verzuimduur verlagen de totale kosten.
Aanpak bij ziekmelding: Hoe snel wordt er contact opgenomen? Vroeg ingrijpen verkort de duur van het verzuim.
Poortwachter-begeleiding: Hoe bewaakt de arbodienst het dossier om loonsancties te voorkomen?
Transparantie in rapportage: Krijg je inzicht in verzuimcijfers en oorzaken, zodat je gericht kunt sturen?

De echte vraag is niet “wat kost de arbodienst?” maar “wat kost verzuim mij als ik niets doe?” Door die twee tegen elkaar af te zetten, wordt de keuze voor een resultaatgerichte aanbieder al snel financieel logisch.

Hoe helpt Remplooi bij het beheersen van verborgen verzuimkosten?

Bij Remplooi pakken we de verborgen kosten van arbodienstverlening aan bij de bron: door verzuim zo vroeg mogelijk te stoppen. Onze aanpak onderscheidt zich op een aantal concrete punten die direct bijdragen aan lagere verzuimkosten voor werkgevers:

Telefonische ziekmelding met belscript: Elke ziekmelding komt telefonisch bij ons binnen. De medewerker krijgt direct iemand aan de lijn, wat al een bewuste drempel vormt en direct relevante informatie oplevert.
Eerstedagcontrole: Op dag één gaat een arbeidsdeskundige op bezoek bij de zieke medewerker. Dit persoonlijke contactmoment verlaagt de gemiddelde verzuimduur aantoonbaar.
Arbeidsdeskundige als leidend aanspreekpunt: Wij sturen op mogelijkheden in plaats van beperkingen. De centrale vraag is altijd: wat kan iemand nog wel doen?
Consequente bewaking van het Poortwachter-dossier: We zien toe op naleving van het verzuimprotocol, zodat loonsancties worden voorkomen.
Transparante verzuimanalyse: Via onze verzuimapplicatie heb je altijd inzicht in oorzaken, trends en resultaten.

Wil je weten hoeveel je concreet kunt besparen op je verzuimkosten? Doe onze online bespaarcheck en bereken je besparing en zie direct welke besparing haalbaar is voor jouw organisatie. Je vult je gemiddeld aantal medewerkers, de bruto jaarloonsom en het verzuimpercentage in, en je krijgt direct een indicatie. We behandelen je gegevens uiteraard strikt vertrouwelijk.

Veelgestelde vragen

Kan ik onderhandelen over de prijs van een arbodienst, en waar zit de meeste ruimte?

Ja, de meeste arbodiensten hebben onderhandelingsruimte, vooral op het basistarief en de samenstelling van het pakket. De meeste ruimte zit vaak in het bundelen van diensten (all-in in plaats van modulair), contractduur en het volume van medewerkers dat je inbrengt. Vraag altijd expliciet om een maatwerkofferte en vergelijk minimaal drie aanbieders op basis van een identieke dienstenlijst, zodat je appels met appels vergelijkt.

Wat zijn veelgemaakte fouten bij het afsluiten van een arbodienstcontract?

De meest gemaakte fout is tekenen op basis van het basistarief zonder de volledige tarievenlijst voor aanvullende diensten op te vragen. Andere veelvoorkomende fouten zijn: geen exitclausule opnemen bij tegenvallende prestaties, niet vragen naar gemiddelde verzuimresultaten bij vergelijkbare klanten, en vergeten af te spreken wie verantwoordelijk is voor de bewaking van het Poortwachter-dossier. Lees het contract altijd door op meerwerkbepalingen voordat je tekent.

Hoe snel moet een arbodienst reageren bij een ziekmelding om kosten te beperken?

Hoe sneller het eerste contact na een ziekmelding plaatsvindt, hoe groter de kans op een kortere verzuimduur. Onderzoek in de arbopraktijk laat zien dat contact op dag één of dag twee significant bijdraagt aan een snellere terugkeer naar werk. Vraag bij het selecteren van een arbodienst concreet naar de gemiddelde responstijd na een ziekmelding en leg een maximale contacttermijn contractueel vast.

Wat is het verschil tussen eerste spoor en tweede spoor re-integratie, en wat kost dat?

Eerste spoor re-integratie richt zich op terugkeer bij de eigen werkgever, eventueel in een aangepaste of andere functie. Tweede spoor re-integratie wordt ingezet wanneer terugkeer bij de eigen werkgever niet (meer) realistisch is en richt zich op het vinden van werk bij een andere werkgever. Tweede spoor trajecten zijn vrijwel altijd een meerwerkopdracht en kunnen variëren van enkele duizenden tot meer dan tienduizend euro per traject, afhankelijk van de aanbieder en de duur van de begeleiding.

Wanneer ben ik als werkgever verplicht een arbeidsdeskundige in te schakelen?

Op uiterlijk week 52 van het verzuim is een arbeidsdeskundig onderzoek wettelijk verplicht in het kader van de Wet verbetering poortwachter, maar in de praktijk is eerder inschakelen vaak verstandiger. Een arbeidsdeskundige brengt in kaart wat een medewerker nog wel kan doen en welke aanpassingen re-integratie mogelijk maken. Te laat inschakelen is een van de meest voorkomende redenen waarom het UWV een loonsanctie oplegt, dus controleer altijd of jouw arbodienst dit moment actief bewaakt.

Hoe weet ik of mijn huidige arbodienst goed presteert, en wanneer is overstappen zinvol?

Beoordeel de prestaties van je arbodienst aan de hand van concrete cijfers: het gemiddeld verzuimpercentage van jouw organisatie, de gemiddelde verzuimduur, het aantal loonsancties in de afgelopen jaren en de snelheid van reactie bij ziekmeldingen. Vergelijk deze cijfers met het branchegemiddelde en vraag je arbodienst om een jaarlijkse verzuimanalyse. Overstappen is zinvol als verzuimcijfers structureel boven het branchegemiddelde liggen, als je regelmatig verrast wordt door onverwachte facturen, of als de Poortwachter-begeleiding tekortschiet.

Zijn de kosten van een arbodienst fiscaal aftrekbaar voor mijn bedrijf?

Ja, de kosten voor een arbodienst zijn in principe aftrekbaar als bedrijfskosten, omdat het gaat om verplichte en zakelijk noodzakelijke uitgaven voor de bedrijfsvoering. Dit geldt zowel voor het basistarief als voor aanvullende diensten zoals re-integratietrajecten en arbeidsdeskundige beoordelingen. Raadpleeg altijd je accountant of belastingadviseur voor de specifieke fiscale verwerking binnen jouw ondernemingsvorm, zodat je zeker weet dat alle aftrekbare kosten ook daadwerkelijk worden meegenomen.