Wat moet ik als werkgever vastleggen in mijn verzuimprotocol?

In een verzuimprotocol leg je als werkgever alle regels en afspraken vast die gelden rondom ziekteverzuim: van de manier waarop een werknemer zich ziekmeldt tot de stappen die gevolgd worden bij re-integratie. Een goed verzuimprotocol is geen luxe, maar een noodzaak. Het geeft zowel werkgever als werknemer duidelijkheid, voorkomt discussies en helpt je als werkgever om grip te houden op verzuim. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over het opstellen van een verzuimprotocol.

Wat zijn de wettelijke verplichtingen rond een verzuimprotocol?

De wet verplicht werkgevers niet expliciet om een verzuimprotocol te hebben, maar de Wet Verbetering Poortwachter legt wel degelijk verplichtingen op rondom verzuimbegeleiding en re-integratie. Een verzuimprotocol is de praktische uitwerking van die verplichtingen. Zonder een protocol loop je als werkgever het risico dat je niet aantoonbaar aan die verplichtingen voldoet.

De Wet Verbetering Poortwachter schrijft voor dat werkgever en werknemer samen actief werken aan re-integratie en effectieve verzuimreductie. Dat betekent dat je als werkgever onder andere een probleemanalyse moet laten opstellen door een bedrijfsarts, een plan van aanpak moet maken en de voortgang moet bijhouden in een re-integratieverslag. Al deze stappen moeten op vaste momenten plaatsvinden. Een verzuimprotocol helpt je om die structuur te bewaken en alles tijdig te regelen. Ontbreekt die structuur, dan kan het UWV bij een WIA-aanvraag oordelen dat je als werkgever onvoldoende hebt gedaan. In dat geval riskeer je een loonsanctie van maximaal een jaar extra loondoorbetaling.

Welke afspraken moeten er minimaal in een verzuimprotocol staan?

Een verzuimprotocol bevat minimaal afspraken over hoe een werknemer zich ziekmeldt, wie verantwoordelijk is voor welke stappen, wanneer contactmomenten plaatsvinden en wat de rechten en plichten zijn van zowel werkgever als werknemer. Dit zijn de basisregels van het verzuimbeleid die voor iedereen in de organisatie duidelijk moeten zijn.

Concreet zijn dit de onderdelen die in geen enkel protocol mogen ontbreken:

• De ziekmelding: hoe, bij wie en op welk tijdstip meldt een werknemer zich ziek
• Contactmomenten: wanneer neemt de werkgever of leidinggevende contact op met de zieke werknemer
• Inschakeling van de arbodienst: wanneer wordt de arbodienst of bedrijfsarts betrokken
• Re-integratieafspraken: welke stappen worden gezet richting terugkeer naar werk
• Rechten en plichten: wat mag je als werkgever verwachten van de werknemer, en wat mag de werknemer van jou verwachten
• Sancties: wat zijn de gevolgen als een werknemer de afspraken niet naleeft

Hoe gedetailleerder het protocol, hoe minder ruimte er is voor misverstanden. Zorg er ook voor dat het protocol aansluit bij je cao, als die van toepassing is.

Hoe leg je de ziekmelding correct vast in het protocol?

De ziekmelding is het startpunt van het gehele verzuimproces en moet daarom nauwkeurig worden beschreven in het verzuimprotocol. Leg vast dat de werknemer zich persoonlijk ziekmeldt, op welk tijdstip dit uiterlijk moet gebeuren, bij wie dit moet gebeuren en via welk kanaal.

Een veelgemaakte fout is om de ziekmelding te omschrijven als “meld je zo snel mogelijk ziek”. Dat is te vaag. Beschrijf in het protocol concreet:

• Het tijdstip waarop de ziekmelding uiterlijk gedaan moet worden (bijvoorbeeld voor 09:00 uur)
• Dat de werknemer zichzelf meldt, niet een familielid of collega
• Bij wie de melding gedaan wordt: de leidinggevende, HR of de arbodienst
• Via welk kanaal: telefoon, e-mail of een combinatie
• Welke informatie de werknemer verstrekt bij de melding

Een telefonische ziekmelding heeft daarbij een extra voordeel boven een digitale melding. Bij een telefoongesprek is er direct menselijk contact, waardoor al in het eerste gesprek meer informatie boven tafel komt. Dit maakt het makkelijker om snel de juiste begeleiding in te zetten en onnodige verzuimdagen te voorkomen.

Wat moet er in het protocol staan over re-integratie en contactmomenten?

Het verzuimprotocol moet duidelijk omschrijven wanneer en hoe contactmomenten plaatsvinden tijdens ziekte, en welke stappen gevolgd worden in het re-integratieproces. Denk aan een eerste gesprek op dag één, een probleemanalyse in week zes en een plan van aanpak in week acht.

De Wet Verbetering Poortwachter schrijft een aantal vaste momenten voor, maar je mag als werkgever ook aanvullende contactmomenten vastleggen. Juist die vroege contactmomenten maken een groot verschil. Onderzoek en praktijkervaring laten zien dat hoe eerder er contact is, hoe groter de kans op een snelle terugkeer naar werk.

Leg in het protocol minimaal het volgende vast:

• Wanneer vindt het eerste ziekteverzuimgesprek plaats
• Hoe vaak en op welke momenten volgen er vervolgcontacten
• Wanneer wordt de bedrijfsarts ingeschakeld (uiterlijk in week zes)
• Wanneer wordt een probleemanalyse opgesteld
• Wanneer stelt de werkgever samen met de werknemer een plan van aanpak op
• Hoe wordt de voortgang bijgehouden en vastgelegd
• Wanneer en hoe wordt re-integratie in het tweede spoor overwogen

Beschrijf ook de mogelijkheden voor aangepast werk of tijdelijk andere taken, zodat duidelijk is dat terugkeer naar werk niet per se volledig herstel vereist.

Wat zijn de gevolgen als een werknemer het verzuimprotocol niet naleeft?

Als een werknemer de afspraken uit het verzuimprotocol niet naleeft, mag je als werkgever in bepaalde gevallen sancties opleggen. De meest ingrijpende sanctie is het stopzetten of opschorten van de loondoorbetaling. Dit mag echter alleen als aan een aantal voorwaarden is voldaan.

Allereerst moet het protocol schriftelijk zijn vastgelegd en aantoonbaar aan de werknemer bekend zijn gemaakt. Is dat niet het geval, dan kun je er geen beroep op doen. Zorg er dus voor dat nieuwe medewerkers het protocol ontvangen en dat ze de ontvangst bevestigen.

Sancties die je kunt opnemen in het protocol zijn onder andere:

• Opschorting van de loondoorbetaling als de werknemer niet meewerkt aan re-integratie
• Stopzetting van het loon als de werknemer weigert passend werk te verrichten
• Een officiële waarschuwing bij herhaald niet naleven van de ziekmeldregel

Belangrijk: een sanctie opleggen is een zwaar middel. Raadpleeg altijd je arbodienst of juridisch adviseur voordat je overgaat tot loonopschorting. Zorg ook dat de sanctie proportioneel is aan de overtreding en dat je de werknemer altijd eerst schriftelijk waarschuwt.

Hoe vaak moet je een verzuimprotocol actualiseren?

Een verzuimprotocol moet minimaal eens per twee jaar worden geactualiseerd, of vaker als er wijzigingen zijn in de wet- en regelgeving, de cao of de organisatie zelf. Een verouderd protocol biedt onvoldoende houvast en kan je in de problemen brengen als er een conflict ontstaat over verzuim.

Concrete aanleidingen om het protocol eerder te herzien zijn:

• Wijzigingen in de Wet Verbetering Poortwachter of aanverwante regelgeving
• Een nieuwe cao met andere afspraken over ziekte en re-integratie
• Organisatieveranderingen zoals een fusie, groei of nieuwe functies
• Signalen uit de praktijk dat het protocol onduidelijk is of niet goed werkt
• Wijzigingen in de samenwerking met de arbodienst

Plan een vaste jaarlijkse evaluatie in, ook als er geen directe aanleiding is. Betrek hierbij HR, leidinggevenden en de arbodienst. Zo blijft het protocol actueel, herkenbaar en bruikbaar voor iedereen in de organisatie.

Hoe Remplooi helpt bij het opstellen en naleven van uw verzuimprotocol

Een verzuimprotocol opstellen is één ding. Zorgen dat het ook echt werkt in de praktijk is iets anders. Precies daar maken wij het verschil. Bij Remplooi geloven we dat een goed protocol pas waarde heeft als het consequent wordt nageleefd en als het aansluit op een aanpak die verzuim daadwerkelijk terugdringt.

Zo ondersteunen wij werkgevers concreet:

• Telefonische ziekmelding: wij nemen de ziekmelding telefonisch aan, altijd door de werknemer zelf. Dat eerste contact is meteen een bewuste stap in het verzuimproces.
• Eerste dag controle: op dag één gaat een arbeidsdeskundige bij de zieke werknemer langs. Persoonlijk, face-to-face en gericht op mogelijkheden in plaats van beperkingen.
• Arbeidsdeskundige als regisseur: bij ons is niet de bedrijfsarts maar de arbeidsdeskundige leidend. Die stelt de centrale vraag: wat kan iemand nog wél? Zo wordt re-integratie concreet en snel in gang gezet.
• Consequente naleving van het protocol: wij zien er actief op toe dat alle stappen worden gevolgd en dat niets tussen wal en schip valt.
• Verzuimanalyse op maat: via onze verzuimapplicatie houden we voortdurend zicht op oorzaken en trends, zodat we tijdig kunnen bijsturen.

Wilt u weten hoeveel u kunt besparen door verzuim effectief aan te pakken? Doe onze online bespaarcheck en bereken uw besparing en zie direct welke besparingen haalbaar zijn voor uw organisatie. Vul uw gemiddeld aantal medewerkers, de bruto jaarloonsom en het verzuimpercentage in, en u krijgt direct een concrete indicatie.

<!– wp:seoaic/faq-block {"questions":[{"id":0,"title":"Moet ik mijn verzuimprotocol laten goedkeuren door de ondernemingsraad?","content":"Ja, als uw organisatie een ondernemingsraad (OR) heeft, is instemming van de OR verplicht bij het vaststellen of wijzigen van een verzuimprotocol. Dit vloeit voort uit artikel 27 van de Wet op de ondernemingsraden (WOR), dat de OR instemmingsrecht geeft bij regelingen op het gebied van arbeidsomstandigheden en ziekteverzuim. Zorg er dus voor dat u de OR tijdig betrekt bij het opstellen of actualiseren van het protocol, zodat u vertraging in de invoering voorkomt."},{"id":1,"title":"Hoe zorg ik ervoor dat medewerkers het verzuimprotocol daadwerkelijk kennen en begrijpen?","content":"Het is niet voldoende om het protocol eenmalig te verspreiden via e-mail of het intranet. Laat nieuwe medewerkers het protocol ondertekenen als onderdeel van de onboarding, bespreek de belangrijkste afspraken actief tijdens teamvergaderingen en zorg dat leidinggevenden het protocol goed kennen en kunnen uitleggen. Een korte, begrijpelijke samenvatting van de kernpunten — naast de volledige versie — helpt medewerkers om de regels te onthouden en toe te passen wanneer het nodig is."},{"id":2,"title":"Wat is het verschil tussen een verzuimprotocol en een verzuimbeleid?","content":"Een verzuimbeleid beschrijft de bredere visie en doelstellingen van uw organisatie rondom ziekteverzuim, zoals preventiedoelen, de rol van leidinggevenden en de gewenste bedrijfscultuur rondom gezondheid en inzetbaarheid. Het verzuimprotocol is de praktische uitwerking hiervan: het beschrijft stap voor stap welke concrete acties worden ondernomen bij ziekte en wie daarvoor verantwoordelijk is. Beide documenten vullen elkaar aan — zonder een helder beleid mist het protocol richting, en zonder een protocol blijft het beleid te abstract om in de praktijk te werken."},{"id":3,"title":"Kan ik als kleine werkgever volstaan met een beknopt verzuimprotocol?","content":"Ja, de omvang van het protocol mag afgestemd worden op de schaal van uw organisatie, maar de wettelijke verplichtingen vanuit de Wet Verbetering Poortwachter gelden voor élke werkgever, ongeacht de bedrijfsgrootte. Een beknopt protocol is prima, zolang alle kernonderdelen aanwezig zijn: de ziekmelding, contactmomenten, inschakeling van de bedrijfsarts, re-integratieafspraken en sancties. Voor kleine werkgevers is het bovendien extra zinvol om een vaste arbodienst of casemanager in te schakelen, zodat u bij verzuim niet zelf alles hoeft te regelen."},{"id":4,"title":"Wat moet ik doen als een werknemer zich ziekmeldt maar ik vermoed dat er geen medische reden is?","content":"U mag als werkgever nooit zelf beoordelen of iemand al dan niet ziek is — dat is uitsluitend de taak van de bedrijfsarts. Wat u wél kunt doen, is de bedrijfsarts vroeg inschakelen voor een objectief oordeel en de afspraken uit het verzuimprotocol consequent naleven. Vermoedt u structureel misbruik, leg dit dan voor aan uw arbodienst of een juridisch adviseur. Zorg er ook voor dat uw protocol duidelijke afspraken bevat over de ziekmelding en contactmomenten, zodat u bij twijfelgevallen altijd kunt aantonen dat u de juiste stappen heeft gezet."},{"id":5,"title":"Hoe ga ik om met verzuim bij medewerkers die thuiswerken of een hybride werkpatroon hebben?","content":"Het verzuimprotocol geldt onverkort voor thuiswerkers en medewerkers met een hybride werkpatroon. Leg in het protocol expliciet vast dat de ziekmelding ook voor thuiswerkers telefonisch plaatsvindt en dat dezelfde contactmomenten en re-integratieafspraken van toepassing zijn. De uitdaging bij thuiswerken is dat verzuim minder zichtbaar is, waardoor het risico op vertraging in de begeleiding groter is. Juist daarom is een vroeg en persoonlijk contactmoment — bij voorkeur op dag één — voor deze groep medewerkers extra waardevol."},{"id":6,"title":"Wat is het risico als ik helemaal geen verzuimprotocol heb?","content":"Zonder verzuimprotocol heeft u als werkgever geen aantoonbare structuur voor verzuimbegeleiding, wat u kwetsbaar maakt bij een WIA-aanvraag of een arbeidsconflict over ziekte. Het UWV kan oordelen dat u onvoldoende re-integratie-inspanningen heeft geleverd, wat kan leiden tot een loonsanctie van maximaal één jaar extra loondoorbetaling. Daarnaast vergroot het ontbreken van een protocol de kans op misverstanden, inconsistente begeleiding en een hogere verzuimdruk binnen uw organisatie — kosten die op de lange termijn aanzienlijk oplopen. Neem contact op voor persoonlijk advies over hoe u uw verzuimbeleid kunt versterken.”}]} –>