Je kunt als werkgever al snel duizenden euro’s per jaar besparen op je verzuimkosten, afhankelijk van de omvang van je organisatie en je huidige verzuimpercentage. Zelfs een verlaging van één procentpunt in verzuim kan voor een middelgrote organisatie tienduizenden euro’s schelen. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over verzuimkosten berekenen, zodat je direct een realistisch beeld krijgt van wat er voor jouw bedrijf mogelijk is.
Wat zijn de werkelijke kosten van één zieke medewerker?
De werkelijke kosten van één zieke medewerker liggen gemiddeld tussen de twee en drie keer het brutodagloon van die medewerker. Naast het doorbetaalde loon komen er indirecte kosten bij, zoals verlies aan productiviteit, extra druk op collega’s, kosten voor vervanging en de tijd die leidinggevenden besteden aan verzuimbegeleiding. Die indirecte kosten worden structureel onderschat.
Veel werkgevers kijken alleen naar het loon dat ze doorbetalen tijdens ziekte. Dat is begrijpelijk, want dat is het bedrag dat direct zichtbaar is op de loonstrook. Maar de totale kosten van ziekteverzuim voor de werkgever zijn aanzienlijk hoger. Denk aan:
- Directe loonkosten: het brutoloon inclusief werkgeverslasten dat je doorbetaalt tijdens ziekte
- Vervangingskosten: inhuur van tijdelijke krachten of overwerk van collega’s
- Productieverlies: werk dat blijft liggen of kwalitatief minder goed wordt uitgevoerd
- Begeleidingskosten: tijd van HR, leidinggevenden en externe begeleiders
- Re-integratiekosten: bij langdurig verzuim komen er kosten voor re-integratietrajecten bij
- WGA-risico: bij langdurige arbeidsongeschiktheid loop je als werkgever risico op instroom in de WGA, met bijbehorende premieverhogingen
Wanneer je al deze elementen bij elkaar optelt, wordt duidelijk waarom de kosten van ziekteverzuim zo zwaar drukken op de bedrijfsresultaten. Een medewerker die een maand ziek is, kost een organisatie al snel meer dan zijn of haar volledige maandsalaris inclusief alle bijkomende lasten.
Hoe bereken je het verzuimpercentage van je bedrijf?
Het verzuimpercentage bereken je door het totale aantal verzuimde werkdagen te delen door het totale aantal beschikbare werkdagen van al je medewerkers, en dit getal vervolgens te vermenigvuldigen met 100. Zo krijg je een percentage dat aangeeft welk deel van de beschikbare arbeidscapaciteit verloren gaat door ziekte.
De formule ziet er als volgt uit:
Verzuimpercentage = (totaal verzuimde dagen / totaal beschikbare werkdagen) x 100
Een voorbeeld: stel, je hebt 50 medewerkers die elk gemiddeld 230 werkdagen per jaar beschikbaar zijn. Dat zijn in totaal 11.500 beschikbare werkdagen. Als er in dat jaar in totaal 575 dagen zijn verzuimd, dan is je verzuimpercentage 5%. Het landelijk gemiddelde in Nederland schommelt al jaren rond de 4 tot 5 procent, maar dit verschilt sterk per sector. In de zorg, het onderwijs en de industrie liggen de percentages doorgaans hoger.
Naast het totale verzuimpercentage is het ook zinvol om te kijken naar de verzuimfrequentie (hoe vaak medewerkers ziek zijn) en de gemiddelde verzuimduur. Die combinatie geeft een veel scherper beeld van het type verzuim binnen je organisatie en welke aanpak het meest effectief zal zijn.
Hoeveel bespaar je als je verzuim met 1% verlaagt?
Als je verzuim met 1 procentpunt verlaagt, bespaar je ruwweg 1% van je totale brutojaarloonsom. Voor een bedrijf met 50 medewerkers en een gemiddeld jaarsalaris van 40.000 euro bruto betekent dat een totale loonsom van 2 miljoen euro. Een verlaging van 1% verzuim levert dan al snel 20.000 euro per jaar op, exclusief de indirecte besparingen.
Voor grotere organisaties zijn de bedragen navenant hoger. Bij 200 medewerkers en dezelfde gemiddelde loonsom gaat het al om 80.000 euro per jaar. En dit is alleen de directe loonkostenbesparing. Als je ook de indirecte kosten meeneemt, zoals minder vervangingsbehoefte, minder re-integratietrajecten en lagere WGA-premies, dan kan de werkelijke besparing op verzuimkosten twee tot drie keer zo hoog uitvallen.
Wil je weten wat een verlaging van je verzuimpercentage concreet oplevert voor jouw organisatie? Dan is het verstandig om dit door te rekenen op basis van je eigen cijfers: het aantal medewerkers, de totale brutojaarloonsom en het gemiddelde verzuimpercentage over de afgelopen jaren. Op basis van die drie getallen kun je met onze online bespaarcalculator voor verzuimkosten een betrouwbare indicatie krijgen van de haalbare besparing.
Welke verzuimkosten zijn vermijdbaar met de juiste aanpak?
Een groot deel van de verzuimkosten voor werkgevers is vermijdbaar, met name de kosten die ontstaan door te laat ingrijpen, gebrek aan structuur in de begeleiding en onvoldoende focus op re-integratiemogelijkheden. Kortdurend frequent verzuim en vermijdbaar langdurig verzuim zijn de twee categorieën waar de meeste winst te halen is.
Frequent kortdurend verzuim
Medewerkers die regelmatig een paar dagen ziek zijn, kosten organisaties onevenredig veel. Niet alleen vanwege de directe loonkosten, maar ook omdat de productieverstoringen zich opstapelen en collega’s structureel extra belast worden. Met een duidelijk verzuimprotocol, een consequente opvolging van ziekmeldingen en gerichte gesprekken bij terugkeer is dit type verzuim in veel gevallen sterk terug te dringen.
Langdurig verzuim dat te laat wordt aangepakt
Bij langdurig verzuim geldt: hoe eerder er wordt ingegrepen, hoe groter de kans op succesvolle re-integratie en hoe lager de totale kosten. Wanneer begeleiding pas op gang komt na weken of maanden, wordt terugkeer naar werk steeds moeilijker. Vroegtijdig contact, een positieve en oplossingsgerichte benadering en duidelijke afspraken over mogelijke werkhervatting zijn bewezen effectief in het beperken van de totale verzuimduur.
Verzuimpreventie speelt hierin ook een belangrijke rol. Door risicofactoren tijdig te signaleren, werkdruk bespreekbaar te maken en medewerkers actief te betrekken bij hun eigen inzetbaarheid, voorkom je een deel van het verzuim voordat het überhaupt ontstaat. Meer weten over een gerichte aanpak voor structurele verzuimreductie binnen jouw organisatie? Bekijk hoe wij dit aanpakken.
Wanneer levert een arbodienst meer op dan hij kost?
Een arbodienst levert meer op dan hij kost wanneer de begeleiding leidt tot een meetbare daling van het verzuimpercentage die groter is dan de kosten van de dienstverlening zelf. In de praktijk betekent dit dat een effectieve arbodienst zich al terugverdient bij een verlaging van het verzuim met een fractie van een procentpunt, afhankelijk van de omvang van je organisatie en loonsom.
De sleutel zit in de aanpak. Een arbodienst die pas in actie komt na zes weken ziekte, heeft weinig invloed op de kosten in de eerste kritieke weken. Een dienst die vanaf dag één betrokken is, snel handelt en consequent het verzuimprotocol bewaakt, heeft aantoonbaar meer effect op verzuimreductie. Het verschil in de kosten van ziekteverzuim tussen een passieve en een actieve aanpak kan voor een middelgrote organisatie oplopen tot tienduizenden euro’s per jaar.
Bekijk bij het kiezen van een arbodienst niet alleen de abonnementskosten, maar vraag ook naar aantoonbare resultaten bij vergelijkbare klanten en naar hoe de dienst omgaat met de eerste dagen van verzuim. Dat eerste contactmoment is bepalend voor het verdere verloop.
Zo helpt Remplooi je besparen op verzuimkosten
Wij bij Remplooi werken anders dan de meeste arbodiensten, en dat verschil is direct zichtbaar in de resultaten voor onze klanten. Onze aanpak is gericht op snelle interventie en het maximaliseren van de mogelijkheden van de medewerker, niet op het inventariseren van beperkingen. Concreet betekent dat:
- Telefonische ziekmelding op dag één: medewerkers melden zich telefonisch ziek bij ons, niet via een anoniem portaal. Dat is een bewuste drempel die al direct effect heeft.
- Eerste dagcontrole door een arbeidsdeskundige: op dag één gaat een arbeidsdeskundige op bezoek bij de zieke medewerker voor een persoonlijk, face-to-facegesprek.
- Focus op mogelijkheden, niet op beperkingen: de centrale vraag is altijd “wat kun je nog wél?” in plaats van “wat mankeert er?”.
- Consequente bewaking van het verzuimprotocol: wij houden de afspraken bij, zoeken actief naar re-integratiemogelijkheden en rapporteren transparant via onze verzuimapplicatie.
- Kostengerichtheid als gedeeld belang: onze prijsstelling is gebaseerd op een gelijk belang. Als jij minder verzuim hebt, is dat ook ons succes.
Benieuwd hoeveel jouw organisatie concreet kan besparen? Doe onze online bespaarcheck en zie direct welke besparing haalbaar is op basis van jouw eigen cijfers. Je hebt alleen het gemiddeld aantal medewerkers, de totale brutojaarloonsom en het gemiddelde verzuimpercentage van de afgelopen drie jaar nodig. Bereken je besparing en ontdek wat een andere aanpak voor jouw organisatie kan betekenen. Heb je vragen of wil je persoonlijk advies? Neem direct contact met ons op.
Veelgestelde vragen
Hoe vaak moet ik mijn verzuimcijfers analyseren om grip te houden op de kosten?
Het is aan te raden om je verzuimcijfers minimaal eens per kwartaal grondig te analyseren, en maandelijks een snelle check te doen op afwijkingen. Let daarbij niet alleen op het totale verzuimpercentage, maar ook op trends per afdeling, leeftijdsgroep of functiegroep. Zo signaleer je problematische patronen vroeg genoeg om tijdig bij te sturen, voordat kortdurend verzuim uitgroeit tot een structureel of langdurig probleem.
Wat is het verschil tussen eigenrisicodragerschap en publieke verzekering voor de WGA, en wat is financieel slimmer?
Als eigenrisicodrager voor de WGA betaal je geen publieke premie aan het UWV, maar draag je zelf het financiële risico voor arbeidsongeschikte medewerkers. Dit kan financieel aantrekkelijk zijn als je een actief verzuimbeleid voert en je verzuimcijfers structureel onder het sectorgemiddelde liggen. Voor organisaties met een hoger of onvoorspelbaar verzuim biedt de publieke verzekering meer zekerheid. Laat je hierover altijd adviseren door een specialist, want de keuze heeft langdurige financiële gevolgen.
Hoe ga ik het gesprek aan met een medewerker die regelmatig kortdurend verzuimt zonder dat het aanvoelt als wantrouwen?
De sleutel is om het gesprek te framen als een gesprek vanuit betrokkenheid, niet vanuit controle. Begin met open vragen over het welzijn van de medewerker en vraag of er onderliggende oorzaken zijn, zoals werkdruk, privéomstandigheden of ontevredenheid over het werk. Maak duidelijk dat je het gesprek voert omdat je de medewerker wilt ondersteunen, en documenteer de afspraken die je maakt. Een vaste terugkeerconversatie na elke ziekmelding, consequent toegepast voor iedereen, voorkomt dat het voelt als persoonlijke aanval.
Kunnen kleine bedrijven met minder dan 10 medewerkers ook significante besparingen realiseren op verzuimkosten?
Absoluut, en voor kleine bedrijven is de impact van verzuim per medewerker zelfs relatief groter, omdat er minder collega’s zijn om het werk op te vangen. Eén langdurig zieke medewerker kan bij een klein bedrijf al snel 10% of meer van de totale capaciteit wegvallen. Juist voor kleine werkgevers loont een proactieve aanpak enorm: een goed verzuimprotocol, vroeg contact bij ziekte en een heldere re-integratieaanpak kunnen het verschil maken tussen een bedrijf dat stabiel blijft en één dat in de problemen komt.
Welke veelgemaakte fouten maken werkgevers bij het aanpakken van verzuim die de kosten juist verhogen?
De meest voorkomende fout is te lang wachten met actie ondernemen, zowel bij kortdurend als langdurig verzuim. Andere veelgemaakte fouten zijn: geen duidelijk en consequent verzuimprotocol hanteren, verzuimbegeleiding volledig overlaten aan HR zonder betrokkenheid van de directe leidinggevende, en te veel focussen op de medische beperkingen van een medewerker in plaats van op wat hij of zij nog wél kan doen. Al deze fouten verlengen de verzuimduur en verhogen daarmee direct de totale kosten.
Hoe weet ik of mijn huidige arbodienst goed presteert, of dat ik beter kan overstappen?
Vergelijk je eigen verzuimpercentage over de afgelopen drie jaar met het sectorgemiddelde en kijk of er een dalende trend zichtbaar is. Stel jezelf ook de vraag: hoe snel neemt de arbodienst contact op bij nieuwe ziekmeldingen, en hoe transparant is de rapportage? Als je geen duidelijk inzicht hebt in de voortgang van lopende verzuimdossiers, als er geen proactief contact is in de eerste dagen van ziekte, of als je verzuimpercentage gelijk blijft of stijgt, zijn dat sterke signalen dat een andere aanpak meer oplevert.
Is investeren in verzuimpreventie, zoals vitaliteitsprogramma's of werkdrukmetingen, financieel rendabel?
Ja, mits de interventies gericht zijn op aantoonbare risicofactoren binnen jouw specifieke organisatie. Generieke vitaliteitsprogramma’s zonder koppeling aan de werkelijke oorzaken van verzuim leveren zelden meetbaar resultaat op. Gerichte aanpakken, zoals werkdrukgesprekken, ergonomische verbeteringen of begeleiding bij psychosociale klachten, laten in onderzoek consistent zien dat ze zich terugverdienen. Gebruik je eigen verzuimdata om te bepalen waar de grootste risico’s zitten, en investeer daar gericht in.
Reacties zijn gesloten.