Hoe voorkom ik onnodige loondoorbetaling bij ziekte?

Onnodige loondoorbetaling bij ziekte voorkomt u door snel te handelen, heldere afspraken te maken en een structurele aanpak van verzuim te hanteren. Werkgevers zijn wettelijk verplicht om bij ziekte maximaal twee jaar het loon door te betalen, maar een groot deel van die kosten is vermijdbaar wanneer u de juiste processen op orde heeft. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over het beperken van verzuimkosten en loondoorbetaling.

Wat zijn de grootste oorzaken van onnodige loondoorbetaling?

Onnodige loondoorbetaling bij ziekte ontstaat vrijwel altijd door trage interventie, onduidelijke afspraken of het ontbreken van een actief verzuimbeleid. Werkgevers die geen structuur hebben rondom ziekmeldingen, laten kostbare tijd verloren gaan waarin een werknemer mogelijk al deels had kunnen re-integreren of terugkeren naar het werk.

De meest voorkomende oorzaken zijn:

Geen of late ziekmelding: Wanneer een werknemer zich niet direct meldt of de werkgever de melding niet opvolgt, verliest u grip op het proces en de duur van het verzuim.
Focus op beperkingen in plaats van mogelijkheden: Zodra het gesprek draait om wat iemand niet kan, duurt re-integratie langer dan nodig.
Geen verzuimprotocol: Zonder vastgelegde spelregels weten werknemers en leidinggevenden niet wat er van hen wordt verwacht.
Te laat inschakelen van een arbodienst: Hoe later een professional betrokken raakt, hoe groter de kans op langdurig verzuim.
Frequente kortdurende uitval: Werknemers die regelmatig een paar dagen ziek zijn, worden vaak onderschat als kostenpost, terwijl de optelsom aanzienlijk kan zijn.

Elke verzuimdag kost geld, niet alleen aan doorbetaald loon maar ook aan productiviteitsverlies en eventuele vervanging. Wie vroeg ingrijpt en duidelijke kaders stelt, beperkt die schadelast aanzienlijk.

Hoe werkt de Wet verbetering poortwachter voor werkgevers?

De Wet verbetering poortwachter verplicht werkgevers en werknemers om samen actief te werken aan re-integratie tijdens ziekte. De wet stelt concrete stappen en termijnen vast die u als werkgever moet naleven, op straffe van een loonsanctie van maximaal een jaar extra loondoorbetaling.

De belangrijkste verplichtingen op een rij:

Week 1: De werknemer meldt zich ziek; de werkgever meldt dit bij de arbodienst.
Week 6: De bedrijfsarts stelt een probleemanalyse op met een oordeel over de belastbaarheid van de werknemer.
Week 8: Werkgever en werknemer stellen samen een plan van aanpak op.
Week 42: De werkgever meldt het langdurig verzuim bij het UWV.
Maand 20: De werknemer dient een WIA-aanvraag in; de werkgever levert een re-integratieverslag aan.

Wie een stap mist of te laat uitvoert, riskeert een loonsanctie. Dat betekent dat u verplicht wordt het loon een jaar langer door te betalen, bovenop de al verplichte twee jaar. Een goede arbodienst bewaakt deze termijnen proactief en helpt u voorkomen dat u door administratieve omissies extra kosten maakt.

Wat doet een arbodienst om loondoorbetaling te beperken?

Een arbodienst helpt werkgevers de ziekteverzuimkosten te beperken door vroeg in het verzuimproces te interveniëren, re-integratie te begeleiden en toezicht te houden op naleving van wettelijke verplichtingen. De effectiviteit van een arbodienst hangt sterk af van hoe snel en hoe persoonlijk die betrokkenheid is.

Concreet levert een goede arbodienst het volgende:

Begeleiding bij de ziekmelding en het eerste contact met de werknemer
Een professioneel oordeel over de belastbaarheid en re-integratiemogelijkheden
Bewaking van de Poortwachter-termijnen zodat u geen loonsanctie riskeert
Advies over aangepast werk of tijdelijke herplaatsing
Ondersteuning bij frequent verzuim via gerichte verzuimreductie en interventies

Niet alle arbodiensten werken op dezelfde manier. Sommige hanteren een reactieve aanpak waarbij de bedrijfsarts centraal staat en de focus ligt op wat een werknemer niet kan. Andere arbodiensten kiezen voor een proactieve aanpak waarbij al op de eerste ziektedag actie wordt ondernomen en de nadruk ligt op wat iemand nog wél kan doen.

Waarom maakt de eerste ziektedag zoveel verschil?

De eerste ziektedag is het meest bepalende moment in het verzuimproces. Wie op dag één al contact legt met de zieke werknemer, signaleert sneller of er sprake is van werkgerelateerde oorzaken, geeft een duidelijk signaal dat verzuim serieus wordt genomen en vergroot de kans op een snelle terugkeer aanzienlijk.

Onderzoek en praktijkervaring in de arbodienstverlening laten keer op keer zien dat vroeg contact de verzuimduur verkort. Dat heeft meerdere redenen:

De werknemer voelt zich gezien en gehoord, wat de betrokkenheid bij herstel vergroot.
Werkgerelateerde factoren zoals conflicten of werkdruk worden eerder gesignaleerd en aangepakt.
Er wordt direct nagedacht over wat de werknemer eventueel al wél kan doen, ook als dat aangepast werk is.
De drempel om langdurig thuis te blijven zonder duidelijke medische reden wordt hoger.

Een telefonische ziekmelding waarbij de werknemer zelf belt en direct een gesprek voert, werkt als een eerste filter. Dat gesprek geeft al waardevolle informatie en zorgt ervoor dat iedereen vanaf het begin weet wat de verwachtingen zijn.

Wat is een verzuimprotocol en hoe vermindert het kosten?

Een verzuimprotocol is een document waarin alle regels en afspraken rondom ziekte en verzuim zijn vastgelegd. Het beschrijft wat er van werknemers en leidinggevenden wordt verwacht bij een ziekmelding, hoe het re-integratieproces verloopt en welke stappen worden gezet bij langdurig of frequent verzuim.

Een goed verzuimprotocol vermindert kosten op meerdere manieren:

Duidelijkheid vooraf: Werknemers weten wat de spelregels zijn, waardoor discussie en onduidelijkheid tijdens het verzuim worden vermeden.
Consistente uitvoering: Leidinggevenden handelen uniform, wat willekeur en juridische risico’s beperkt.
Snellere actie: Wanneer iedereen weet wat er op dag één, week zes en week acht moet gebeuren, worden stappen niet overgeslagen.
Preventieve werking: Een zichtbaar en consequent gehandhaafd protocol heeft een preventief effect op onnodig verzuim.

Het opstellen van een verzuimprotocol is pas de helft van het werk. Consequente naleving en toezicht zijn minstens zo belangrijk. Een protocol dat in de la blijft liggen, heeft geen effect op uw ziekteverzuimkosten.

Wanneer is het verstandig om van arbodienst te wisselen?

Het is verstandig om van arbodienst te wisselen wanneer uw verzuimpercentage niet daalt ondanks begeleiding, wanneer u het gevoel heeft dat u zelf het initiatief moet nemen in plaats van uw arbodienst, of wanneer loonsancties dreigen door gemiste Poortwachter-termijnen. Een arbodienst moet u ontzorgen, niet andersom.

Concrete signalen dat het tijd is voor een andere aanpak:

Uw verzuimcijfers liggen structureel boven het branchegemiddelde
U hoort zelden iets van uw arbodienst tenzij u zelf belt
De focus ligt altijd op beperkingen en diagnoses, nooit op re-integratiemogelijkheden
U heeft geen inzicht in uw eigen verzuimdata of trends
De kosten van loondoorbetaling bij ziekte stijgen jaar op jaar zonder duidelijke verklaring

Wisselen van arbodienst kan ook bij lopend verzuim. Een nieuwe arbodienst pakt bestaande dossiers op en brengt direct structuur aan, zodat u niet hoeft te wachten tot het nieuwe contractjaar om de vruchten te plukken van een betere aanpak.

Hoe Remplooi helpt bij het voorkomen van onnodige loondoorbetaling

Bij Remplooi pakken we loondoorbetaling bij ziekte aan vanaf de eerste seconde. Onze aanpak verschilt fundamenteel van de traditionele arbodienstverlening en dat vertaalt zich direct in lagere verzuimkosten voor werkgevers.

Wat wij anders doen:

Telefonische ziekmelding: Werknemers melden zich telefonisch bij ons, niet via een portaal. Dat eerste gesprek is al een bewuste drempel en geeft ons direct inzicht in de situatie.
Eerste dagcontrole: Op dag één gaat een arbeidsdeskundige persoonlijk op bezoek bij de zieke werknemer. Niet af en toe, maar bij elke ziekmelding.
Arbeidsdeskundige als regisseur: Niet de bedrijfsarts, maar de arbeidsdeskundige leidt het proces. De centrale vraag is altijd: wat kan iemand nog wél? Zo ligt de focus op mogelijkheden, niet op beperkingen.
Consequente naleving van het verzuimprotocol: Wij zien toe op de naleving van alle afspraken, zodat u nooit voor verrassingen staat.
Inzicht via verzuimanalyse: Met onze verzuimapplicatie heeft u altijd actueel inzicht in uw verzuimcijfers, oorzaken en trends.

Wilt u weten hoeveel u kunt besparen op uw verzuimkosten? Doe onze online bespaarcalculator en bereken uw besparing en zie direct welke besparing haalbaar is voor uw organisatie. U vult een paar gemiddelde cijfers in en krijgt direct een concrete indicatie. Neem contact met ons op of bereken uw besparing via onze website.

Veelgestelde vragen

Hoeveel kost ziekteverzuim een werkgever gemiddeld per dag?

De kosten van ziekteverzuim lopen sterk uiteen per sector en functie, maar gemiddeld kost één verzuimdag een werkgever tussen de €250 en €400. Daarin zijn niet alleen de loonkosten meegenomen, maar ook productiviteitsverlies, kosten voor vervanging en de tijd die leidinggevenden kwijt zijn aan begeleiding. Bij langdurig verzuim komen daar nog de kosten voor arbodienstverlening, re-integratietrajecten en eventuele loonsancties bovenop. Wie structureel investeert in vroege interventie en een actief verzuimbeleid, ziet die kosten doorgaans significant dalen.

Mag ik als werkgever vragen waarom een werknemer ziek is?

Nee, u mag als werkgever niet vragen naar de aard of oorzaak van de ziekte. Dat is een privacygevoelig medisch gegeven en valt onder de bescherming van de AVG. Wat u wél mag vragen is hoe lang de werknemer verwacht afwezig te zijn, of er werkzaamheden zijn die de werknemer eventueel wel kan uitvoeren, en wat de werknemer nodig heeft om te kunnen re-integreren. De bedrijfsarts is de aangewezen persoon om medische informatie te beoordelen en vertaalt dit naar belastbaarheid en re-integratiemogelijkheden.

Wat gebeurt er als ik als werkgever de Poortwachter-termijnen niet naleef?

Als u één of meerdere verplichte stappen uit de Wet verbetering poortwachter mist of te laat uitvoert, riskeert u een loonsanctie van het UWV. Dit betekent dat u verplicht wordt het loon van de zieke werknemer een jaar langer door te betalen, bovenop de al verplichte twee jaar. In de praktijk kan dit oplopen tot tienduizenden euro’s per werknemer. Bovendien wordt de WIA-aanvraag van de werknemer uitgesteld, wat het re-integratieproces verder verlengt. Een proactieve arbodienst die de termijnen bewaakt, is de meest effectieve manier om dit risico te elimineren.

Wat kan ik doen bij een werknemer die zich regelmatig kortdurend ziek meldt?

Frequent kortdurend verzuim vraagt om een gerichte aanpak die verder gaat dan het bijhouden van de ziekmeldingen. Begin met een verzuimgesprek zodra een werknemer een bepaalde drempelwaarde overschrijdt, bijvoorbeeld drie meldingen in twaalf maanden. In dat gesprek bespreekt u het patroon zonder medische oordelen te vellen, en onderzoekt u of er werkgerelateerde oorzaken zijn zoals werkdruk, een verstoorde werkrelatie of privéomstandigheden. Een arbeidsdeskundige of bedrijfsarts kan helpen om onderliggende oorzaken te identificeren en gerichte maatregelen te treffen. Documenteer alle gesprekken zorgvuldig, want dit is ook relevant als het verzuim later arbeidsrechtelijke consequenties krijgt.

Is een verzuimverzekering een goed alternatief voor een actief verzuimbeleid?

Een verzuimverzekering, ook wel WGA-verzekering of loondoorbetalingsverzekering genoemd, dekt een deel van de financiële risico’s van langdurig verzuim, maar vervangt een actief verzuimbeleid niet. Verzekeraars stellen vaak eisen aan uw re-integratieaanpak en kunnen uitkering weigeren als u de Poortwachter-verplichtingen niet nakomt. Bovendien worden uw premies op de lange termijn hoger naarmate uw verzuimcijfers stijgen. Een actief verzuimbeleid in combinatie met een goede arbodienst verlaagt zowel uw directe verzuimkosten als uw verzekeringslasten.

Hoe betrek ik leidinggevenden beter bij het terugdringen van verzuim?

Leidinggevenden spelen een sleutelrol in verzuimpreventie en re-integratie, maar hebben daarvoor wel de juiste kennis, tools en bevoegdheden nodig. Zorg dat zij getraind zijn in het voeren van verzuim- en re-integratiegesprekken, en dat zij het verzuimprotocol kennen en begrijpen. Maak verzuimcijfers inzichtelijk op teamniveau, zodat leidinggevenden verantwoordelijkheid voelen voor de resultaten in hun eigen team. Geef hen ook de ruimte om snel te handelen, bijvoorbeeld door tijdelijk aangepast werk aan te bieden zonder dat dit door meerdere managementlagen goedgekeurd moet worden.

Kan ik van arbodienst wisselen als er al medewerkers in een re-integratietraject zitten?

Ja, wisselen van arbodienst is ook mogelijk wanneer er lopende verzuimdossiers zijn. De nieuwe arbodienst neemt de bestaande dossiers over en zorgt voor continuïteit in de begeleiding en naleving van de Poortwachter-termijnen. Het is wel belangrijk dat de overdracht zorgvuldig verloopt: alle relevante documenten, zoals de probleemanalyse, het plan van aanpak en de correspondentie met het UWV, moeten worden overgedragen. Een goede nieuwe arbodienst regelt dit samen met u en zorgt dat er geen termijnen worden gemist tijdens de overgangsfase.