Als werkgever wil je duidelijkheid over hoe je omgaat met ziek personeel. Een verzuimregeling biedt precies dat: een heldere structuur voor iedereen binnen de organisatie. Maar wat houdt zo’n regeling nou precies in, en hoe verhoudt die zich tot een verzuimprotocol? In dit artikel leggen we het stap voor stap uit.
Wat is een verzuimregeling precies?
Een verzuimregeling is een geheel van afspraken en regels dat binnen een organisatie geldt rondom ziekteverzuim. Het legt vast hoe werknemers zich ziek moeten melden, welke rechten en plichten er gelden, en hoe de begeleiding tijdens ziekte eruitziet. De regeling vormt de basis voor een eerlijk en consistent verzuimbeleid, zowel voor de werkgever als de werknemer.
Een goede verzuimregeling zorgt voor voorspelbaarheid. Werknemers weten wat er van hen verwacht wordt als ze uitvallen, en werkgevers weten hoe ze moeten handelen. Dat voorkomt misverstanden, discussies en onnodige vertraging in de re-integratie.
Wat staat er in een verzuimregeling?
De inhoud van een verzuimregeling kan per organisatie verschillen, maar er zijn een aantal vaste onderdelen die vrijwel altijd terugkomen:
- De ziekmelding: hoe en wanneer een werknemer zich ziek meldt
- Contactmomenten: hoe vaak er contact is tijdens ziekte en wie dat initieert
- Re-integratieverplichtingen: wat zowel werkgever als werknemer moeten doen om terugkeer te bevorderen
- De rol van de arbodienst: wanneer en hoe een externe partij wordt ingeschakeld
- Loondoorbetaling: wat de financiële afspraken zijn tijdens ziekte
- Sancties: wat er gebeurt als een werknemer de regels niet naleeft
Het is belangrijk dat de regeling aansluit op de geldende wet- en regelgeving, waaronder de Wet verbetering poortwachter. Die wet stelt namelijk concrete eisen aan de begeleiding van zieke werknemers.
Wat is het verschil tussen een verzuimregeling en een verzuimprotocol?
Deze twee begrippen worden regelmatig door elkaar gebruikt, maar er zit een duidelijk verschil tussen. Een verzuimregeling is het bredere kader: het beleid rondom ziekteverzuim binnen een organisatie. Een verzuimprotocol is specifieker en beschrijft de concrete spelregels en stappen die gevolgd worden bij verzuim.
Het protocol is als het ware de uitvoeringshandleiding van de regeling. Het beantwoordt vragen als: wie belt wie op dag één, wanneer vindt het eerste gesprek plaats, en wat zijn de vervolgstappen als iemand langer uitvalt? Een goed protocol maakt de regeling werkbaar en toepasbaar in de dagelijkse praktijk.
Hoe werkt de ziekmelding binnen een verzuimregeling?
De ziekmelding is het startpunt van het hele verzuimproces. Hoe dat verloopt, verschilt per organisatie en per arbodienst. Bij ons bij Remplooi werkt het bewust anders dan bij de meeste andere partijen. Werknemers melden zich telefonisch ziek, rechtstreeks bij ons. Ze krijgen direct iemand aan de lijn en doorlopen een belscript. Dat klinkt misschien formeel, maar het heeft een duidelijk doel: de drempel om je ziek te melden wordt iets hoger, wat bijdraagt aan bewustwording en verzuimpreventie.
Op dag één gaat vervolgens een arbeidsdeskundige op bezoek bij de zieke werknemer. Dat eerste contactmoment is persoonlijk en face-to-face. Zo weet iedereen meteen waar ze aan toe zijn, en wordt er snel ingespeeld op de situatie. Wil je meer weten over hoe je ziekteverzuim kunt voorkomen? Dan is een goede ziekmeldingsprocedure een uitstekend startpunt.
Welke verplichtingen hebben werkgever en werknemer bij verzuim?
Zowel de werkgever als de werknemer hebben wettelijke verplichtingen zodra er sprake is van ziekteverzuim. Voor de werknemer geldt onder andere:
- Zich tijdig ziek melden volgens de afgesproken procedure
- Bereikbaar en beschikbaar zijn voor contactmomenten
- Meewerken aan re-integratie, ook als dat betekent dat ander werk wordt verricht
Voor de werkgever zijn de verplichtingen minstens zo concreet:
- Tijdig een probleemanalyse laten opstellen door een bedrijfsarts
- Een plan van aanpak opstellen samen met de werknemer
- Actief begeleiden en re-integratie faciliteren, ook in het tweede spoor indien nodig
- Het dossier bijhouden conform de eisen van de Wet verbetering poortwachter
Het niet nakomen van deze verplichtingen kan leiden tot sancties, zoals een loonsanctie van het UWV voor de werkgever of stopzetting van loon voor de werknemer. Een duidelijke verzuimregeling helpt beide partijen om aan hun verplichtingen te voldoen.
Hoe helpt een arbodienst bij de uitvoering van een verzuimregeling?
Een arbodienst speelt een centrale rol in de uitvoering van een verzuimregeling. Wij bij Remplooi onderscheiden ons daarin op een aantal punten. Waar bij veel andere arbodiensten de bedrijfsarts de leidende figuur is, is dat bij ons de arbeidsdeskundige. Die stelt niet de vraag “wat kun je niet?”, maar juist “wat kun je nog wél?”. Die focus op mogelijkheden in plaats van beperkingen maakt een groot verschil in hoe snel iemand weer aan het werk gaat.
Wij helpen organisaties ook bij het opstellen en implementeren van een maatwerkverzuimprotocol. Dat protocol is gebaseerd op wettelijke kaders en toepasbaar voor iedere CAO. We bespreken altijd een standaardprotocol met onze klanten en maken daar samen maatwerk van. Zaken kunnen worden toegevoegd op basis van de specifieke situatie van de organisatie, maar de wettelijke minimumvereisten blijven altijd gewaarborgd.
Daarnaast zien wij consequent toe op de naleving van het protocol. Dat klinkt streng, maar het is juist in het belang van zowel werkgever als werknemer. Duidelijke afspraken die ook echt worden nageleefd, zorgen voor minder discussie, snellere re-integratie en uiteindelijk lagere verzuimkosten. Wil je weten hoe wij jouw organisatie kunnen ondersteunen? Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.
Reacties zijn gesloten.