Een klacht indienen bij de arbodienst kan via verschillende kanalen: telefonisch contact, schriftelijk per e-mail of brief, of via het online klachtenformulier op hun website. Je kunt altijd eerst proberen het probleem informeel op te lossen door direct contact op te nemen met je arbeidsdeskundige of diens leidinggevende. Als dit niet tot een oplossing leidt, start je de formele klachtprocedure door je klacht duidelijk te omschrijven en relevante documentatie bij te voegen.
Wat zijn de meest voorkomende redenen om een klacht in te dienen bij de arbodienst?
De meest voorkomende klachten over arbodienstverlening betreffen onvoldoende begeleiding tijdens verzuim, lange wachttijden voor afspraken, onjuiste beoordelingen van arbeidsgeschiktheid, gebrekkige communicatie tussen arbeidsdeskundige en werknemer, en onprofessioneel gedrag van medewerkers. Ook worden regelmatig klachten ingediend over het niet naleven van afgesproken termijnen.
Onvoldoende begeleiding uit zich vaak in te weinig contactmomenten, onduidelijke afspraken over het herstelproces of het ontbreken van een helder verzuimplan. Werknemers ervaren frustratie wanneer ze het gevoel hebben dat hun situatie onvoldoende wordt begrepen of dat er te weinig wordt gedaan om hun terugkeer naar werk te ondersteunen.
Lange wachttijden voor belangrijke gesprekken of beoordelingen kunnen het herstelproces vertragen en leiden tot onzekerheid. Dit geldt vooral voor eerste gesprekken na verzuimmelding, controleonderzoeken door de bedrijfsarts of second-opiniongesprekken.
Communicatieproblemen ontstaan wanneer afspraken onduidelijk zijn, belangrijke informatie niet wordt gedeeld of wanneer verschillende medewerkers van de arbodienst verschillende signalen afgeven. Ook het niet tijdig retourneren van telefoontjes of e-mails valt hieronder.
Hoe dien je officieel een klacht in bij je arbodienst?
Voor het officieel indienen van een klacht neem je contact op met de klachtenfunctionaris van je arbodienst via telefoon, e-mail of het online formulier. Je omschrijft je klacht zo concreet mogelijk, voegt relevante documentatie toe en vermeldt welke oplossing je voor ogen hebt. De meeste arbodiensten hanteren een termijn van zes weken voor de afhandeling van klachten.
Begin met het verzamelen van alle relevante informatie: data van gesprekken, namen van betrokken medewerkers, correspondentie en eventuele getuigen. Noteer precies wat er is gebeurd en wanneer, zodat je een helder verhaal kunt vertellen.
Bij het indienen van je klacht geef je aan:
- Je persoonlijke gegevens en die van je werkgever
- Een chronologische beschrijving van de gebeurtenissen
- Welke medewerkers erbij betrokken waren
- Wat je van de situatie vindt en waarom
- Welke oplossing je zou willen zien
Na indiening ontvang je een bevestiging met een zaaknummer. De klachtenfunctionaris neemt binnen een week contact met je op om de procedure toe te lichten en eventuele aanvullende vragen te stellen.
Wat gebeurt er nadat je een klacht hebt ingediend bij de arbodienst?
Na het indienen van je klacht start een onderzoeksproces van ongeveer zes weken. De klachtenfunctionaris onderzoekt je klacht onafhankelijk, spreekt met betrokken medewerkers en beoordeelt alle beschikbare informatie. Je ontvangt tussentijds updates over de voortgang en krijgt de gelegenheid om aanvullende informatie te verstrekken.
Het onderzoek verloopt volgens een vaste procedure. De klachtenfunctionaris bekijkt alle documentatie, voert gesprekken met relevante medewerkers en beoordeelt of de geleverde dienstverlening voldeed aan de afgesproken normen en wettelijke vereisten.
Tijdens het onderzoek heb je recht op:
- Inzage in je eigen dossier
- Het aanleveren van aanvullende informatie
- Begeleiding door een vertrouwenspersoon
- Regelmatige updates over de voortgang
De mogelijke uitkomsten zijn: klacht gegrond (met maatregelen), klacht deels gegrond (met gedeeltelijke maatregelen) of klacht ongegrond. Bij een gegronde klacht kunnen maatregelen variëren van excuses en verbeterafspraken tot wijziging van behandelend personeel of aanpassing van procedures.
Je ontvangt een schriftelijke uitspraak waarin de bevindingen en eventuele maatregelen staan beschreven. Ook wordt uitgelegd hoe je in beroep kunt gaan als je niet akkoord bent met de uitkomst.
Welke alternatieven heb je als je ontevreden bent met de klachtafhandeling?
Bij ontevredenheid over de klachtafhandeling kun je je wenden tot externe instanties zoals de Geschillencommissie Arbodienstverlening, de branchevereniging of uiteindelijk de rechter. Ook bestaat de mogelijkheid om over te stappen naar een andere arbodienst als je werkgever hiermee akkoord gaat.
De Geschillencommissie Arbodienstverlening behandelt geschillen tussen werknemers en arbodiensten wanneer de interne klachtprocedure niet tot een bevredigende oplossing heeft geleid. Deze commissie doet uitspraak binnen drie maanden en haar oordeel is bindend voor de arbodienst.
Voor het indienen van een geschil bij deze commissie betaal je griffierecht. Het geschil moet binnen een jaar na de gebeurtenis worden ingediend, of binnen drie maanden na afronding van de interne klachtprocedure.
Andere mogelijkheden zijn:
- Contact opnemen met de branchevereniging van arbodiensten
- Melding maken bij de Inspectie SZW bij vermoeden van wettelijke overtredingen
- Juridische stappen zetten via een advocaat bij ernstige schade
- Overstappen naar een andere arbodienst (met instemming van je werkgever)
Het wisselen van arbodienst is mogelijk, maar vereist wel dat je werkgever hiermee instemt. Dit kan een oplossing zijn wanneer het vertrouwen in de huidige dienstverlening definitief is weggevallen en andere opties niet tot verbetering hebben geleid.
Reacties zijn gesloten.