Als één afdeling structureel meer ziekteverzuim heeft, begin je met een verzuimanalyse per afdeling om patronen te vinden, voer je gesprekken met medewerkers en de leidinggevende en pak je de oorzaken gericht aan. Snel en persoonlijk ingrijpen werkt daarbij beter dan wachten tot de cijfers vanzelf verbeteren.
Hoog verzuim op één afdeling is zelden toeval. Meestal wijst het op een oorzaak die dichtbij het werk, de werkplek of de aansturing ligt. Hieronder lees je hoe je die oorzaak vindt, wat de leidinggevende kan doen en wanneer extra hulp slim is.
Hoe achterhaal je waarom één afdeling vaker verzuimt?
Je achterhaalt de oorzaak door verzuimcijfers van de afdeling te vergelijken met de rest van het bedrijf en daarna in gesprek te gaan met medewerkers en de leidinggevende. Cijfers laten zien wat er gebeurt, gesprekken laten zien waarom. Pas als je beide hebt, kun je gericht ingrijpen.
Begin met een verzuimanalyse per afdeling. Kijk niet alleen naar het totale verzuimpercentage, maar ook naar de meldingsfrequentie, de duur van het verzuim en de momenten waarop mensen zich ziek melden. Een paar vragen helpen je op weg:
- Gaat het om veel korte meldingen of om een paar langdurige zieken?
- Melden mensen zich vaak ziek op maandag of na een vrije dag?
- Is het verzuim gestegen na een reorganisatie, een nieuwe leidinggevende of een verhuizing?
- Zijn het steeds dezelfde medewerkers, of verspreidt het verzuim zich over het hele team?
Die verschillen zijn belangrijk. Veel kortdurend verzuim door dezelfde mensen vraagt om een andere aanpak dan een paar langdurige dossiers.
Wij werken met een verzuimapplicatie die verzuimpatronen inzichtelijk maakt. Zo zie je per afdeling waar het schuurt en kun je je koers bijstellen op basis van feiten in plaats van aannames.
Welke oorzaken spelen vaak bij afdelingsverzuim?
De meest voorkomende oorzaken van structureel hoog verzuim op één afdeling zijn te hoge werkdruk, een slechte relatie met de leidinggevende, fysiek zware of eenzijdige arbeid, conflicten in het team en onduidelijke afspraken over verzuim. Vaak spelen meerdere oorzaken tegelijk en versterken ze elkaar.
Een paar voorbeelden uit de praktijk:
- Werkdruk en bezetting: als collega’s uitvallen, nemen anderen het werk over. Dat verhoogt de druk en vergroot de kans op nieuw verzuim.
- Leiderschap en sfeer: weinig waardering, gebrekkige communicatie of een onopgelost conflict tikken door in het verzuim.
- Fysieke belasting: rugklachten, repeterende handelingen of een ongunstige werkplek spelen vooral bij uitvoerende afdelingen.
- Cultuur van laagdrempelig melden: als ziekmelden zonder gevolgen blijft, wordt verzuim sneller normaal gevonden.
- Privéomstandigheden: die liggen buiten je invloed, maar je kunt wel bespreken wat de werkplek kan bijdragen aan herstel.
Let op: een oorzaak is geen oordeel over medewerkers. Het doel is niet te zoeken naar wie er schuldig is, maar te begrijpen wat er op die afdeling anders is dan elders.
Welke rol heeft de leidinggevende bij structureel verzuim?
De leidinggevende is de belangrijkste schakel bij verzuim. Hij of zij houdt contact met de zieke medewerker, bespreekt verwachtingen en handhaaft de afspraken uit het verzuimprotocol. Een betrokken, consequente leidinggevende kan het verzuim op een afdeling merkbaar beïnvloeden.
Concreet gaat het om een paar gewoontes die verschil maken:
- Snel contact: een persoonlijk bericht of gesprek vroeg in het verzuim toont betrokkenheid en voorkomt dat iemand afhaakt.
- Consequent zijn: pas het verzuimprotocol bij iedereen op dezelfde manier toe, zodat duidelijk is wat er van mensen wordt verwacht.
- Bespreekbaar maken: vraag door naar wat iemand nog wel kan doen, in plaats van alleen te registreren wat niet lukt.
- Signalen oppakken: let op patronen bij individuele medewerkers, zoals herhaald kortdurend verzuim.
Veel leidinggevenden vinden deze gesprekken lastig, zeker als er een goede band is met het team. Dat hoeven ze niet alleen te doen. Bij ons neemt de arbeidsdeskundige de regie, zodat de leidinggevende ruimte houdt voor het werk zelf en toch grip houdt op het proces.
Welke maatregelen verlagen het verzuim op een afdeling?
Verzuimreductie op een afdeling lukt met een combinatie van snelle opvolging bij elke ziekmelding, duidelijke afspraken in het verzuimbeleid, aandacht voor frequent verzuim en het aanpakken van werkgebonden oorzaken zoals werkdruk of fysieke belasting. Eén losse maatregel is zelden genoeg.
Zorg voor een strak verzuimprotocol
Leg vast hoe en bij wie iemand zich ziek meldt, wanneer het eerste contact plaatsvindt en wat er daarna gebeurt. Een telefonische ziekmelding door de werknemer zelf, via een belscript, is bewust een kleine drempel. Het geeft direct een eerste beeld en maakt duidelijk dat verzuim serieus wordt opgepakt.
Bij ons volgt op dag één een persoonlijk contactmoment, vaak een huisbezoek door de arbeidsdeskundige.
Pak frequent verzuim gericht aan
Herhaald kortdurend verzuim is een belangrijk signaal. Het is bespreekbaar te maken zonder verwijtend te zijn, bijvoorbeeld met een frequentverzuimgesprek bij aanvang van het verzuim en tijdens het herstel.
Wij helpen onderliggende oorzaken te achterhalen, zodat langdurig verzuim later wordt voorkomen.
Verbeter de werkomstandigheden
Heb je de oorzaak gevonden, dan volgen concrete aanpassingen. Denk aan:
- een betere taakverdeling
- hulpmiddelen tegen fysieke belasting
- duidelijkere communicatie
- een gesprek over samenwerking binnen het team
Evalueer na enkele maanden of de verzuimcijfers van de afdeling bewegen en stel bij waar nodig.
Wanneer is het slim een arbodienst in te schakelen?
Schakel een arbodienst in zodra je zelf geen grip krijgt op de oorzaak, het verzuim blijft hangen of leidinggevenden de verzuimgesprekken niet goed kunnen voeren. Hoe eerder je externe expertise inzet, hoe groter de kans dat je verzuimkosten beperkt blijven en dossiers niet escaleren.
Dat geldt zeker in deze situaties:
- Het verzuim blijft na eigen maatregelen structureel hoog.
- Je hebt weinig inzicht in verzuimpatronen per afdeling.
- Leidinggevenden hebben moeite met het voeren van verzuimgesprekken.
- De administratie rond verzuim en de Wet verbetering poortwachter kost te veel tijd.
- Je wilt een partner die meedenkt over kosten en niet alleen registreert.
Wij zijn een arbodienst die verder kijkt dan het reactieve model. Ziekmeldingen komen telefonisch binnen, de arbeidsdeskundige is de regisseur en kijkt naar wat iemand nog wel kan, en je krijgt een vaste contactpersoon. Via rapportages zie je hoe het verzuim zich ontwikkelt, ook per afdeling. De bedrijfsarts is uiteraard betrokken waar de wet dat vraagt.
Onze prijsstelling is gebaseerd op een gelijk belang: het terugdringen van je verzuimkosten is ook ons belang.
Wil je weten hoe je het verzuim op één afdeling gericht aanpakt? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over onze verzuimbegeleiding en ontdek wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen.
Reacties zijn gesloten.