Een arbodienst heeft vijf kerntaken: verzuimbegeleiding, verzuimpreventie, de inzet van een bedrijfsarts, arbeidsomstandighedenadvies en re-integratieondersteuning. Deze taken zijn deels wettelijk verplicht en deels aanvullend, afhankelijk van de afspraken die een werkgever maakt met de arbodienst. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over wat een arbodienst doet en hoe je als werkgever de juiste keuze maakt.
Welke taken zijn wettelijk verplicht voor een arbodienst?
Een gecertificeerde arbodienst is wettelijk verplicht om vier kernactiviteiten aan te bieden: begeleiding bij ziekteverzuim, toetsing van de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E), aanstellingskeuringen en medische keuringen waar dat wettelijk vereist is, en het spreekuur van de bedrijfsarts. Werkgevers zijn op grond van de Arbeidsomstandighedenwet verplicht zich aan te sluiten bij een gecertificeerde arbodienst of een bedrijfsarts te contracteren via een maatwerkregeling.
Naast deze verplichte taken biedt een arbodienst doorgaans ook aanvullende diensten aan, zoals verzuimanalyse, preventieadvies en re-integratieondersteuning. De arbocatalogus speelt hierin een belangrijke rol: dit is een door werkgevers en werknemers gezamenlijk opgesteld document per branche, waarin staat beschreven hoe arbeidsrisico’s worden aangepakt. Een arbodienst helpt werkgevers om hun beleid af te stemmen op de geldende arbocatalogus voor hun sector.
De wettelijke basis voor arbodienstverlening ligt in de Arbeidsomstandighedenwet en de Wet verbetering poortwachter. Die laatste wet regelt specifiek hoe werkgever en werknemer samen moeten werken aan re-integratie na ziekte, met vaste stappen en termijnen.
Hoe verschilt verzuimbegeleiding van verzuimpreventie?
Verzuimbegeleiding bij ziekte en re-integratie richt zich op wat er gebeurt nadat een medewerker zich ziek meldt: het begeleiden van de zieke werknemer terug naar werk. Verzuimpreventie richt zich op het voorkomen dat medewerkers uitvallen. Beide taken zijn onderdeel van een effectief verzuimbeleid, maar ze vragen om een andere aanpak en een ander moment van ingrijpen.
Verzuimbegeleiding in de praktijk
Bij verzuimbegeleiding gaat het om concrete acties na een ziekmelding: het eerste contactmoment, de probleemanalyse, het plan van aanpak en de uiteindelijke re-integratie. De Wet verbetering poortwachter schrijft voor wanneer welke stappen gezet moeten worden. Een arbodienst ondersteunt de werkgever bij het naleven van deze stappen en zorgt dat het proces voortvarend verloopt.
Verzuimpreventie als structurele aanpak
Verzuimpreventie begint al vóór de ziekmelding. Denk aan het signaleren van werkstress, het aanpassen van arbeidsomstandigheden of het voeren van preventieve gesprekken met medewerkers die risico lopen. Een arbodienst adviseert hierbij op basis van verzuimdata, de RI&E en de branchespecifieke arbocatalogus. Hoe eerder risico’s worden herkend, hoe kleiner de kans op langdurig verzuim.
Wat doet de bedrijfsarts binnen een arbodienst?
De bedrijfsarts beoordeelt de medische situatie van een zieke medewerker, adviseert over de belastbaarheid en begeleidt het re-integratieproces vanuit een medisch perspectief. Binnen een arbodienst is de bedrijfsarts wettelijk verplicht betrokken bij langdurig verzuim en bij de probleemanalyse die uiterlijk in week zes na de ziekmelding moet zijn opgesteld.
De bedrijfsarts houdt spreekuur, is bereikbaar voor een open spreekuur voor medewerkers die zelf vragen hebben over hun gezondheid en werk, en adviseert de werkgever over re-integratiemogelijkheden. Daarbij kijkt de bedrijfsarts primair naar de beperkingen van de medewerker: wat kan iemand medisch gezien wel of niet aan?
De rol van de bedrijfsarts verschilt per arbodienst. Bij sommige arbodiensten is de bedrijfsarts de centrale figuur in het verzuimproces. Bij anderen speelt de bedrijfsarts een ondersteunende rol, terwijl een andere professional, zoals een arbeidsdeskundige, de regie voert. Welke aanpak het meest effectief is, hangt af van hoe snel en praktisch het verzuim wordt opgepakt.
Wanneer moet een werkgever een arbodienst inschakelen?
Een werkgever is wettelijk verplicht een arbodienst of bedrijfsarts in te schakelen zodra er sprake is van ziekteverzuim. In de praktijk betekent dit dat de samenwerking met een arbodienst al geregeld moet zijn voordat er een ziekmelding binnenkomt. Wachten tot iemand uitvalt is te laat: de eerste stappen in het verzuimproces moeten direct na dag één worden gezet.
Daarnaast is een arbodienst ook buiten ziekteverzuim waardevol. Denk aan het laten toetsen van de RI&E, het opstellen of actualiseren van het verzuimprotocol, of het voeren van preventiegesprekken. Werkgevers die structureel samenwerken met een arbodienst, ook in periodes zonder hoog verzuim, zijn beter voorbereid op uitval en voldoen aan hun wettelijke zorgplicht voor gezonde arbeidsomstandigheden.
Voor kleine werkgevers geldt dat de verplichting om een bedrijfsarts te contracteren al geldt vanaf de eerste werknemer. Er zijn geen uitzonderingen op basis van bedrijfsgrootte.
Hoe kiest een werkgever de juiste arbodienst?
De juiste arbodienst voor een werkgever is de partij die aansluit bij de bedrijfsgrootte, de branche, het gewenste verzuimbeleid en de mate van betrokkenheid die de werkgever verwacht. Prijs is een factor, maar de aanpak en het resultaat zijn minstens zo belangrijk: een goedkope arbodienst die verzuim niet actief aanpakt, kost uiteindelijk meer dan een partij die snel ingrijpt en resultaten boekt.
Let bij de keuze op de volgende punten:
- Certificering: Is de arbodienst gecertificeerd en voldoet deze aan de wettelijke eisen?
- Bereikbaarheid: Hoe snel is de arbodienst beschikbaar bij een ziekmelding? Is er 24/7 ondersteuning?
- Aanpak: Werkt de arbodienst reactief of proactief? Wie leidt het verzuimproces?
- Rapportage en inzicht: Krijg je als werkgever inzicht in verzuimcijfers, trends en oorzaken?
- Aansluiting bij de arbocatalogus: Kent de arbodienst de specifieke arbocatalogus van jouw branche?
- Kostenstructuur: Is de prijsstelling transparant en sluit het belang van de arbodienst aan bij het belang van de werkgever?
Een arbodienst die meedenkt vanuit de positie van de werkgever, snel handelt en verzuim actief aanpakt, levert meer op dan een partij die puur administratief betrokken is.
Hoe Remplooi helpt bij effectieve arbodienstverlening
Wij bij Remplooi pakken arbodienstverlening anders aan dan de meeste andere partijen. Waar traditionele arbodiensten werken met online portalen en een bedrijfsarts die de regie voert, kiezen wij bewust voor een aanpak die sneller en persoonlijker is. Dat verschil zit in elk onderdeel van ons proces:
- Telefonische ziekmelding: Medewerkers melden zich telefonisch ziek bij ons, altijd persoonlijk. Dit laagdrempelige moment geeft al direct inzicht in de situatie.
- Eerste dagcontrole: Op dag één gaat een arbeidsdeskundige op bezoek bij de zieke medewerker. Persoonlijk, face-to-face, en gericht op mogelijkheden in plaats van beperkingen.
- Arbeidsdeskundige als regisseur: Niet de bedrijfsarts, maar de arbeidsdeskundige leidt het verzuimproces. De centrale vraag is altijd: wat kun je nog wél?
- Geavanceerde verzuimanalyse: Via onze verzuimapplicatie krijg je als werkgever real-time inzicht in verzuimcijfers, trends en oorzaken, op individueel, afdelings- of bedrijfsniveau.
- Landelijke dekking: Met 50 locaties en 24/7 beschikbaarheid zijn we altijd dichtbij wanneer je ons nodig hebt.
Wil je weten wat onze aanpak voor jouw organisatie kan betekenen? Neem contact met ons op en ontdek hoe wij verzuim voor jou aanpakken.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen een gecertificeerde arbodienst en een maatwerkregeling?
Bij een gecertificeerde arbodienst sluit je als werkgever een contract af met een partij die alle wettelijk verplichte arbo-taken onder één dak aanbiedt. Bij een maatwerkregeling stel je zelf een arbostructuur samen door minimaal een gecertificeerde bedrijfsarts te contracteren, eventueel aangevuld met andere deskundigen. De maatwerkregeling biedt meer flexibiliteit, maar vereist ook meer eigen regie: je bent als werkgever zelf verantwoordelijk voor het afstemmen van alle onderdelen en het naleven van de Arbeidsomstandighedenwet.
Wat zijn de financiële risico's als ik als werkgever geen arbodienst heb geregeld?
Als werkgever ben je wettelijk verplicht een arbodienst of bedrijfsarts te contracteren. Heb je dit niet geregeld op het moment dat een medewerker uitvalt, dan loop je het risico op een loonsanctie van de UWV: een verlenging van de loondoorbetalingsplicht met maximaal één jaar. Daarnaast mis je de tijdige begeleiding die langdurig verzuim kan voorkomen, wat op termijn aanzienlijk hogere kosten met zich meebrengt. Voor kleine werkgevers geldt dezelfde verplichting als voor grote organisaties, er is geen uitzondering op basis van bedrijfsgrootte.
Hoe vaak moet de RIu0026E worden bijgewerkt en wie is daarvoor verantwoordelijk?
De wet schrijft voor dat de risico-inventarisatie en -evaluatie (RIu0026E) actueel moet zijn, wat in de praktijk betekent dat je deze herziet bij elke significante wijziging in de arbeidsomstandigheden, zoals een verbouwing, nieuwe werkprocessen of een reorganisatie. Als vuistregel hanteren veel arbodiensten een cyclus van maximaal vier jaar voor een volledige herziening. De werkgever is eindverantwoordelijk voor het opstellen en actualiseren van de RIu0026E, maar een gecertificeerde arbodienst is wettelijk verplicht deze te toetsen en van advies te voorzien.
Kan een medewerker zelf contact opnemen met de bedrijfsarts, zonder tussenkomst van de werkgever?
Ja, elke medewerker heeft wettelijk het recht op een open spreekuur bij de bedrijfsarts, ook zonder dat de werkgever hierom vraagt of hiervan op de hoogte is. Dit is bedoeld voor medewerkers die vragen hebben over hun gezondheid in relatie tot hun werk, zonder dat er sprake hoeft te zijn van ziekteverzuim. De bedrijfsarts heeft een geheimhoudingsplicht: wat er tijdens het spreekuur wordt besproken, wordt niet zonder toestemming van de medewerker gedeeld met de werkgever.
Wat gebeurt er als de re-integratie niet volgens de Wet verbetering poortwachter verloopt?
Als werkgever of werknemer de verplichte stappen uit de Wet verbetering poortwachter niet of te laat uitvoert, kan de UWV bij de WIA-aanvraag na twee jaar een sanctie opleggen. Voor werkgevers betekent dit concreet een loonsanctie: de verplichting om het loon maximaal één jaar langer door te betalen. Om dit te voorkomen is het essentieel dat de probleemanalyse in week zes, het plan van aanpak en de tussentijdse evaluaties tijdig worden opgesteld en gedocumenteerd, bij voorkeur met actieve begeleiding van een arbodienst.
Hoe weet ik of mijn huidige arbodienst goed genoeg presteert?
Een goede graadmeter is de gemiddelde verzuimduur in jouw organisatie: daalt deze, of blijft deze gelijk ondanks de inzet van de arbodienst? Vraag daarnaast kritisch naar de responstijd bij ziekmeldingen, de frequentie van bedrijfsartscontacten en de kwaliteit van de rapportages die je ontvangt. Als je als werkgever weinig inzicht hebt in verzuimtrends, zelden proactief wordt benaderd en het gevoel hebt dat de arbodienst puur administratief betrokken is, is het verstandig om de samenwerking te evalueren en alternatieven te verkennen.
Is het mogelijk om tijdens een lopend contract van arbodienst te wisselen?
Dat hangt af van de contractvoorwaarden die je met je huidige arbodienst hebt afgesproken, met name de opzegtermijn en eventuele boeteclausules. In de meeste gevallen is tussentijds wisselen mogelijk, maar vraagt het om een zorgvuldige overdracht van lopende verzuimdossiers om continuïteit voor zieke medewerkers te waarborgen. Laat je bij een overstap goed informeren over de overdrachtsperiode en zorg dat de nieuwe arbodienst direct inzicht heeft in alle actieve dossiers, zodat de begeleiding zonder vertraging doorgaat.
Reacties zijn gesloten.